众所周知，出版行业是一个信息量大、脑力劳动密集型、工作流程复杂的行业，而且建立ERP管理信息系统较其他行业，如制造、金融等行业起步较晚。但随着出版行业体制管理改革不断深入，ERP系统在出版企业的应用逐渐广泛起来，ERP不仅是一套企业管理软件，更是一套先进的企业管理理念，通过先进的信息管理技术工具，实现出版企业编、印、发、财核心业务的一体化管理，有效的解决信息孤岛、重复劳动、核算滞后、管理漏洞、经营风险等诸多问题，帮助出版企业实现规范化管理、精细化管理，以及为管理层提供科学的决策支持，实施ERP也是出版企业借助科技发展的必由之路。

我社2009年开始实施用友公司基于NC平台开发的出版ERP系统，实施过程中，虽然解决了部门间的业务和数据的衔接问题，用友的灵活设置和自定义报表功能较好地为财务查询数据提供了便利，但由于用友缺乏熟练专业人员的维护，加上对出版行业的该系统的支持和重视并不深入，很多功能在实施过程中耗费了大量的时间和精力，随着使用年限变长出现很多功能变异，导致业务数据传输到财务平台上不准确，需要手工调整不相符的地方，给财务报表及业务报表的准确性带来困扰，使财务和业务部门增加更大工作量。

随着领导班子对企业管理信息化的重视，第一要解决出版社ERP系统的业务流程科学化管理、数据唯一、实时共享，能够清晰准确的展现出版社经营情况；第二要解决出版社ERP系统的可持续发展性，从产品功能扩展与技术服务支持都要能够与出版社共同发展，而不能让信息化影响出版社的发展；第三要解决出版ERP系统对出版社数字化转型发展的支持，实现出版社传统出版与数字出版的融合发展；第四要深入体制管理的改革，就要改变传统出版管理方式，借助专业的ERP软件系统，更加规范管理出版企业各环节各流程。按照社领导的统一部署，我社专门成立了ERP系统信息化小组，深入调研和收集现存问题，通过社领导班子多次会议研讨，决定对ERP进行全新改造。2016年7月，我社按照严格流程委托招标公司公开进行ERP系统招标，最终由北京云章科技有限公司中标，实施云章出版ERP管理系统替换现用的用友NC系统。

2016年8月，双方人员共同组建了云南教育出版社ERP项目实施小组，针对编辑、出版、发行、物流、财务等各相关职能部门开展调研工作，在10月下旬，完成项目的调研方案、应用方案、数据迁移方案。在业务流程规划、系统参数设置、权限规划与分配、历史数据试验迁移与调整、静态数据准备齐全的条件下。2017年1月，完成第一阶段新旧系统切换，发行、物流、发行财务正式上线。2017年2月，在成本账、材料账等平账完成后，我社编辑、印制、财务正式上线运行。财务上线同时，云章出版ERP系统与用友总账系统对接上线，所有业务凭证自动在总账系统中生成。至此，我社实施云章出版ERP系统全面上线，流程整体铺开、数据全面贯通，在社领导强力支持下，以及云章实施工程师辛苦地带领下，所有人员按照云章ERP管理系统要求分工合作，协同作战，终于在2017年的财务月报、半年报及年报，都顺利取数成功，并通过会计事务所年报审计同时做到按时按质上报上级主管单位。

云章公司站在出版行业的角度为我出版社提供功能更多、更好、更快的云章出版ERP管理系统全新版本v5.0，帮助我社提高了管理水平、加强了内部控制，增强防控风险意识，对财务正确取数有较大地改善。本人总结了以下几个方面，希望对其他出版单位的ERP建设财务方面有所帮助。

1、出版ERP管理系统建设成功的关键。首先是统一认识，从上而下强力推进；其次是人的因素，必须切实提高出版行业人员素质和操作能力；最后是出版行业也存在多样化、复杂化，那么就需要ERP系统对各项业务进行分类区别、对不同类别的业务采取不同的方式进行管理运行。云章出版ERP管理系统对各个业务类型均能提供有效的解决方案，确保业务的规范和财务的准确核算。ERP出版管理信息系统建设是一项十分复杂、难度很大的系统工程。其实施难度不仅在于技术繁琐、操作复杂，更在于出版企业的管理理念、管理方式、管理程序都要随之发生较大的改变。所以ERP建设需要单位领导直接负责，需要决策层、管理层、操作层等各级相关人员密切配合，需要全体员工共同参与的。有些单位在实施初期，员工都简单地认为上了系统就是减轻工作量，这样的认识是不对的。提高效率是ERP项目的最终目标之一，其前提则是每个员工都要保质保量并且高效地完成自己的工作。如果某一个员工责任心不够，不认真负责，那么他所做的工作可能就会出现错误。所以首先，要对各个层面的人员进行信息技术和软硬件操作的培训。其次，对财务人员单独培训。财务人员是财务管理系统的具体操作者，财务人员的素质直接影响财务管理水平和ERP建设最终效果。

2、出版ERP管理系统强化了财务管理功能，让财务部门成为真正的核心数据中心。在系统实施中，我也充分感受到财务人员的繁忙和责任重大，当“各路”业务数据汇流到财务部门时，财务部门不断检查、核对、协调，一发现有的数据不合理和不正确，又将错误的“各路”业务数据返回到源头上，这样反反复复上上下下“流动”，同时根据事实反馈不断完善修改业务流程，大力推动ERP建设，做到财务部门的每笔金额帐和业务员的业务账通过系统实时对应，财务部可以实现对业务管控和监控，同时所有业务凭证通过设置可以全部自动生成会计科目、会计凭证到达财务总账。

3、加强合同管理，保证款项支付的正确性和真实性。出版合同管理也是ERP系统中十分重要的环节，同时也是稿酬支付申请、审核、财务付款的依据。在合同填报时，我社对合同的关键信息进行了表单模板化，将支付单位、计酬方式、合同有效期、具不具备网络传播权等重要信息进行了校验，以此保证数据的正确性。在稿酬支付申请和审核时关联合同，编辑可按合同约定进行提请，并在合同有效期到期前提醒，同时编务部门合规合理的复核，以及财务部门进行实时审核，保证款项支付正确性和真实性，三大环节和流程的管控很大程度上减少因违反合同或合同过期而产生的差错，也降低了超出合同约定的法律风险。

4、成本滞后问题一直是出版行业普遍存在的行业通病，系统的节点控制功能使成本及时归集成为可能。在实际操作中，相关责任人在系统节点控制前必须把各自涉及到的实际发生费用通过核定单进入对应项目成本，管理人员对核定费用进行审核，财务最终对核定成本进行监控和分析，通过软件基本可以在图书入库前及时归集各项成本，实现单品种核算。

5、稿费支付非常特殊，是成本费用支付最容易出现纰漏的一个问题。按国家相关法律要求，稿酬代扣税金的累计计税方式异常复杂，特别体现在重印书的合并计税时，通过手工核算需要查找时间跨度长的领取人名单用于合并计税，非常容易出错，给财务计税及报税带来很大挑战。云章出版ERP系统通过软件公式的运用、付款明细的记录，实现了稿酬支付的自动化处理，给财务核算工作变得非常轻松。

6、由于我出版社为二级企业，经常要向集团以及主管行政部门上报各种财务会计报表。云章出版ERP系统对数据的管理非常严谨，所有数据都是经过层层环节传输以及各流程对流入数据的审核，确保数据的准确性和有效性，为财务输出报表提供了非常好的数据基础，财务可以在系统中直接生成的数据统计表，通过加工计算形成所需的各种明细报表。

目前，我出版社经过一年来的使用，遇到的问题大部分已解决，但还希望云章出版ERP系统不断完善和维护，为出版社长远的发展提供持续的保障与技术支持。

总之，云章出版ERP管理系统是专为出版行业打造的企业管理工具，它汇集了数百家出版社的管理思想和实施经验。目前，我出版社人员都已适应新系统的管理模式，虽然财务人员工作量并未大幅减轻，但确实方便了很多，也使我社业务流程进一步规范、数据清晰准确、成本费用归集及时、成本支出有据有实、收入与成本基本匹配、业务和财务能够有效衔接，财务库存账、材料账与业务三级明细能做到相符，业务三级明细能与实物一致。由此，以云章出版ERP管理系统生成数据为基础，财务部门通过经营数据分析能及时准确地为社领导提供有效经营决策。