海南出版社 文远怀

    一、项目背景

    2010年我社开始投入建设“海南出版社信息化管理平台”，通过建设出版ERP系统、OA行政办公系统，并与标准化财务系统集成，实现了出版业务、行政办公、财务管理的全平台一体化信息管理平台，并将省外各地分子公司的出版业务全部纳入ERP管理，为我社的管理和发展提供了非常好的技术支撑。

    2016年我社结合自身的管理需求与数字化转型升级的发展需要，对ERP系统提出了更高标准的深化应用需求，经过与云章公司的多次沟通交流，最终决定将当前ERP系统升级至复合出版ERP系统V5.0版本。

    ERP系统v5.0升级项目实施小组本着“高标准、严要求、高效率”的实施原则，借此升级实施机会对现有流程、表单、基础数据准确等重新梳理规划，做到数据准确、流程精简、线上线下同步，发现问题后迅速能够分析并且解决问题，形成操作规范要求。

    本次升级前期准备充分，在社领导的支持下，双方项目小组成员与各部门的积极配合下，按期完成升级工作，v5.0系统于2016年7月18日正式上线，经过两个月的稳定运行，正式通过项目验收。

    二、项目总结

    2016年，从升级准备、技术升级测试、现场调研、流程配置与应用优化、系统培训、系统升级上线，历时3个月，其间双方领导和实施人员的大力配合，使得管理流程更加清楚明晰、系统运用水平得到了极大的提高。系统的成功实施，主要得益于以下方面：

    1、领导重视与充分沟通

    从2011年开始使用出版ERP系统V4.0进行全业务信息流管理，经过几年的运行，管理流程和系统要求有了较大变化。为适应出版社的转型发展，需要管理系统进一步深化，以适应新的数字化发展管理需求，云章复合出版ERP系统v5.0版具有传统出版与数字出版的融合管理，可以很好的满足我社新的业务需求、管理变化、数字化发展等。双方公司领导都高度重视此次ERP升级工作，通过会议、邮件、电话等诸多方式进行了充分沟通，对参与人员选择与工作过程自始至终进行了指导，保障了从上至下认识的一致性和执行的不折不扣。

    2、周密计划与细致调研

    双方公司协商就系统升级时间及节点进行了周密计划与安排，保障了升级工作顺利进行。需求调研是升级实施的前提，云章公司相关领导非常重视，派遣熟悉情况的得力人员进行多次、分部门调研，充分了解业务与需求变化，原系统使用过程中的不便，以及出版社在使用过程中提出的个性化需求，做出了详尽的调研需求表，并集合工程师进行逐条分析处理，形成最优的应用方案，为下一步的工作奠定了坚实的基础。

    3、严格实施与及时反馈

    在正式升级之前，云章工程师与我社相关参与部门一起，就系统流程的各个环节进行一一梳理，根据业务变化和实际情况进行了简化和调整，强调关键控制与适度授权，以使流程运转更加通畅；同时对原有数据流和信息流进行清理，修改录入错误导致的信息不当，清除冗余信息，合并接入其他系统数据，归并整理，使整个系统的数据更加清晰。实施工程师在完成对使用人员的分类培训后，选择周末时间在我社总部及各分子公司同时进行系统升级切换，保障了不影响出版社正常使用。顺利切换后，并要求各环节均进行具体操作，及时发现和提出使用过程中问题和困难，实施工程师随时沟通解决，并对部分环节使用流程及注意事项专门制作了提示便签，方便了具体操作人员的工作。

    4、技术引领与设计超前

    出版ERP系统的更新换代，若没有采用或接受新技术，就不能算真正意义上的升级，只能算是重复轮回或形式上的变革。云章公司的复合出版 ERP 管理系统V5.0采用了主流的纯 B/S 架构设计，采用了 ASP.NET 结合 SQL 数据库最新技术，引入了 Mini UI 技术等，从技术、理念、功能、操作都为用户带来了绝佳的全新体验。

    本次升级，提高了我社管理信息化水平，为我社下一步协同编纂和数字资源平台建设、数字化转型工作进行了管理上的准备。