云章科技 郑晓涛

    为进一步强化图书出版ERP使用管理，推动全环节应用、全方位提升，充分发挥ERP功能，促进规范管理，时代出版传媒组织召开图书出版ERP系统使用管理交流培训会。

    以下内容为ERP培训会发行管理规范化的经验分享，云章科技郑晓涛培训内容摘录。

    1、客户风险的管理：

    发行日常业务中最头痛的就是客户风险管控，由其是民营书店，经常会出现坏账，现在的审计对客户的风险管控也是有要求的，怎么解决？首先ERP系统里有风险管控体系，对于客户的最大欠款额度及最长欠款时间都有设定，通过系统实现客户的风险管控，而不需要靠每个业务员人工来记忆，系统在开单时自动识别超出风险管控的客户可以直接禁止开单，或者开启强制审批功能。其次，及时催款也能减少坏账的发生，系统可以针对每个经销商设置账期，并通过系统的查询很容易统计出临近账期或超出账期的客户，便于业务员及时催款。当然还可以通过“消息提醒”功能，将此类信息直接提示到业务员个人系统中。

    2、发行折扣的管理：

    营销政策上，客户折扣管理也是出版社比较重视的，有的社按图书类别或者单书来设置折扣，也有按客户设置固定折扣，还有按客户及图书类别对应设置折扣，甚至个别书对应个别客户设置单独折扣，以及启用上次发货折扣，不管是哪种方式，系统都有灵活的折扣策略设置管理体系来满足出版社的管理需要。我们还可以设置折扣浮动范围，在折扣浮动范围内，业务人员可以自由的开展业务，超出浮动范围的可以设置走审批流程，这样既给业务员充分的灵活性，又有规范的风险管控，提高了发货效率，又不至于违反折扣管理政策。

    3、退货业务的管理：

    在我们实际工作，有这样一个案例，A客户由于规模大、实力强，是出版社的大客户，故A客户拿到的折扣较低（如50折），而B客户由于相对规模较小，在出版社拿到的折扣较高（如60折），于是出现了A客户以55折对B客户进行发货，而退货时，B客户以60折退到了出版社，在这次图书流转中，B客户和A客户几乎什么也没做，但却同时赚到出版社5个折扣的利润，以上的案例并不是个例，我们对数据观察发现，出版社此类现象并不是少数情况，根据客户自己的估计，因为这个原因有一年累计造成损失几万的，也有发退货量大的一年累计下来甚至有造成损失几十万元的。怎么解决？我们ERP系统对客户的发货数量及折扣都有跟踪，在退货发生时，可以直接关联出发货的数量及每一次的发货折扣，有的时候考虑到客户关系，可能不见得每次都能按我们的真实数据来退货，但起码客户知道我们出版社管理的精细，下次会注意或避免类似的事情发生。

    4、库存优化的管理：

    库存管理是直接反应出版社管理情况的重要一面，库存包括放在出版社的图书（暂称为社存）和放在客户那里的图书（在途），库存不能太大。太大会导致大量资金积压，对出版社资金周转产生直接影响，库存也不能太小，太小了会影响图书到市场的覆盖面，客户要书不能及时满足时会导致市场丢失。在去年，我们的一个客户s随着出书品种增多，库存方面的管理开始出现问题。管理层很难掌握各种图书应该保持多大的社存和在途才好，社存和在途图书多了是积压，而少了更是丢失市场，领导层注意到这个问题后，紧急商定，单独成立一个部门为生产管理部，生产管理部并不是我们平时说的安排印刷生产的部门，而是一个对生产的库存管理和监督的部门，这个部门主要职能就是监督库存和在途，并为提起加印给领导提供数据决策支持，对社里每一种书的库存和在途都要求按周期进行汇总监督，对于库存接近警界线的图书及时提起加印，同时观察社内畅销图书的流转，如：一本畅销书，第一次生产印刷为一百万本，发货周期为多长时间（如60天全部发完），印刷周期多长（如10天印完），库房剩余空间有多大（如合理安排印厂送书量），这样在第二次印刷时，生产管理部会提供以上数据，并提供社存和在途的比例，回款周期，便于科学的确定二次印刷的数量和时机。这种库存管理模式在出版行业算是走在前列的，能一直保持出版社的“身材”，“不致于过胖，也不致于过瘦”，使整体产量、社库、在途保持一个完美的比例，使资金良性流转。而以上的各种数据支持全部出自ERP管理系统，ERP系统中还嵌入库存预警功能，当低于下限或高于上限时会及时提醒用户重点关注。

    由于出版单位的特殊性，发行与经销商之间的业务场景非常多，以上只是举了几个业务场景的实例让用户更清楚的了解如何通过系统实现管理的规范化，除此之外，还有发货的差错处理规范化、对账和开票及回款的规范化、生产入库的实物和空转的规范化等等，都可以通过ERP系统的配置策略、流程管控、预警提醒等实现业务和管理的规范化。

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