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鸡肋还是推力?解析出版社数据库的ERP系统
发布时间:2011-07-01 【选择字体:
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如果在几年前,你在出版界谈到使用ERP系统,肯定有人会说你在“找死”,如今,国内一些有志于“建立国际教育出版传媒集团”的大社已悄然上马了这套系统。ERP系统能给出版界带来怎样的变革,有待时间去检验。但从近两年来这一系统的实际运用看,不少出版社已越来越清晰地明白了一个道理:不解决好出版社内容数据库的建设,ERP系统的最大化利用将变成空谈。

其实,不仅在这些使用ERP系统的出版社,其他出版社在信息化进程加快的大背景下面对“出版资源优化管理与资源的持续利用”问题时,也有同样的感触。

不过,和这些感触同在的还有些许迷茫:内容数据库该如何建设,花费巨大的人力物力是否值得,它又能起到什么样的作用?

《老照片》的启示与出版界的消极

在出版界,提起山东画报出版社的《老照片》丛书,几乎无人不知。让人们感慨的是它创新般地使用数千张图片集中展示20世纪的历史进程,独自引领了图文读物的风骚。但可能很多人并不知道,这一创新在某种意义上来说其实是“无奈之举”。

1997年,山东画报出版社在出版《中国百年史》时搜集了5000多幅照片,而《中国百年史》面世时仅用了2000多幅,剩下的图片怎样处理成为问题。图片搜集不易,很多都是花钱购得,丢掉了会很可惜。于是该社的编辑们在多次探讨后,决定以一种纪念20世纪的形式来出版一套丛书,名为《老照片》。

在当时的图书市场,像《老照片》丛书这样图片为主的图书并不多见,如此新颖、丰富和厚重的图书很快就博得了读者的喜爱。在此之后,山东画报出版社开始注意对搜集来的图片进行保存,并渐渐建成了一个比较庞大的图片库。每到图书出版需要时,图片库总能让编辑如鱼得水。

不过,据山东画报出版社副社长徐遂介绍,目前,他们的图片数据库功能还没有发挥到最大,许多个人来找图片时无偿提供,且不能和其他出版社资源共享,更不能为山东画报出版社带来除出版本社图书所需之外的其他收益。

在面对数字融合浪潮及其将给整个文化传媒娱乐产业带来的巨大冲击和机遇,全球所有大型出版集团均把信息技术与互联网业务的开发和发展放在至关重要的位置。不仅所有内容文本全部数字化了,内部管理建立了ERP系统,而且各项业务已全面进入互联网领域,其步伐之快令人吃惊,但遗憾的是中国出版单位的状态并不是十分积极。这些年来,虽然中国出版单位也在关注数字化进程和互联网发展,却在实质上没有真正了解数字融合对文化产业发展的意义。

类似山东画报出版社在出版内容数据库上的“零回报”,在国内的出版社里比比皆是。对于出版资源的闲置,虽然很多出版人在积极思考,但出版社本身并不积极。可以佐证的是,记者在采访中得知,不少出版社都异常知晓内容数据库的作用和潜在的效益,但真正大张旗鼓、脚踏实地搭建并利用这一平台的没有几家。甚至更为保守的出版社对内容数据库建设还缺乏基本的认识。
专业出版社的突围与上下游系统的断裂

采访中,记者得知,相对于综合性出版社在内容数据库建设和使用的迟缓,专业出版社的出手明显要积极许多。在国内的专业出版社中,知识产权出版社和社科文献出版社因为其特殊业务的需求,它们在内容数据库建设和使用中不仅领先搭建了一个良好的平台,而且已在日常业务中尝到了甜头。

据知识产权出版社社长董铁鹰介绍,专利的小册子最初是以纸质载体出版,一件少则十几页,多则几千页,每年都有几十万件,目前我国累积的发明专利达到200多万件,纸质载体的图书让这些专利册保管起来很不方便,查找和索引也是一项费时费力的苦差。1992年,国家专利信息开始以光盘的形式电子化,专利信息数据库开始孵化。1998年,经过国家计委的批准,在高技术应用部门立项并得到拨款,知识产权出版社开始建设一套数字化系统,专利册被以代码化的形式输入计算机,2000年,专利信息在互联网上公开。

目前,包括国内200多万件的中国专利和170万件国外专利均可在知识产权出版社的数据库内找到。在这个平台上,地方知识产权局购买数据后通过地方的平台给当地的客户提供信息,如果当用户在地方网站上找不到需要信息时,可以到中央平台即中外专利服务信息网上了解,如果仍然找不到可以链接到国外的专利网站上。

正因为有了如此功能强大的数据库作后盾,在图书出版上一直处于弱势的知识产权出版社增强了图书出版的实力,并且根据出版社面向读者的不同特点,他们引进了按需出版,打破了出版的很多清规戒律,一册就可起印。

与知识产权出版社相类似,社科文献出版社的数据库分为四个部分,流程、图书、作者、客户,目前建立并应用得较好的是流程管理和图书管理。流程数据库可以完整保留整个出版的过程,从选题策划、发稿到出版整个流程可一一查到。自该社2004年初已经实现无纸化办公后,图书所有的信息全部以PDF的格式存储,在这个库里还可以检索到图书的全文。

据介绍,目前关于出版业务与资源的两大数据库正在完善过程中,因为社科文献出版社的作者资源多为专家学者,十分珍贵,所以像这样的资源数据库的前期准备需要细致而全面,目前他们正在多方考察希望很快能够建立一套系统。客户数据库最早建设于2000年,通过光盘注册机制留存读者信息,即读者购买的随书光盘在使用时,必须先注册,再使用,一旦注册成功,读者资料就自动输入到读者数据库中,以这种方式收集到的读者资料累积有10万条,包括国内许多高校、图书馆、海外收藏机构及个人读者。目前他们希望能够在所建立的平台上进行网络出版,通过更加强大的检索和支付功能为自己的读者俱乐部服务。

不过,在完整信息系统的建设上,内容数据库应当是将出版流程与发行及物流联系在一起的。但是,在记者采访的一些出版社中,他们的信息管理系统只是运用了其中的一部分,仅仅是在编辑出版流程的运行。因为内容数据库还在建设中,对上游资源的选择和应用还没有完全链接上,而对下游如发行和客户及终端却出现了根本性的断裂。因此,对于目前部分出版社所建设的信息化工程来说,应当是不完整也不健全的,内容数据库也没有起到应有的作用,已经建立内容数据库的出版社还没有因此而得到更多的价值回报。

出版社平台的博弈与数据库建设的趋势

有人士指出,每个出版社都拥有自己的出版资源,这毋庸置疑,但是不是每个出版社都应该加强内容数据库的建设呢?即使抛开出版社在建设资金上可能出现的短缺不谈,平台之间还是存在相互对接以及资源合理共享的问题。

对此,社科文献出版社网络部负责人表示,每一个出版社自己开发建平台其实是一种浪费,出版业需要一个大平台。利用这个平台不仅可以成为出版纸质图书的利器,也可以为今后的数字出版修建管道,虽然目前许多人认为数字出版的市场没有形成气候,也需要培养市场,但是随着网民的增加和阅读习惯的改变,数字出版必然是一种出版形式和趋势,也是将纸质出版增值的有效途径。

知识产权出版社副社长张曦认为,知识产权出版社的经验其实可以被大众类出版社所学习和借鉴。数据库可以花费百八十万建立起来,但是不断的补充积累、完善、维护是一个长期的工程,建立不仅可以为出版社自身服务,如何推向公众形成互动,并发挥最大效能是出版社在建设数据库时首先要考虑的,它不是一个短期行为,也不是一个形象工程,长久稳定的发展才是关键。

分析人士认为,数据库建设是优化出版资源的合理手段,而行业的分割使许多出版资源分散,如果每一个出版社都建立自己的数据库也是一种重复建设。如今已经行动的出版社在建立数据库时引进不同的系统和软件,这必将出现标准不一的问题,势必影响今后的共享,国家如果能够组织力量和资金建立一个大平台,其中的某些领域的建设可以鼓励和支持个别出版社负责,所有出版社可以通过这个大平台提供自己的资源,再找到自己所需,这对整个出版行业必是有利的推动。

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