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出版财务管理一体化的措施分析
作者:沈立军 发布时间:2011-06-21 【选择字体:

作者:沈立军    文章来源:《中国出版》杂志社

    随着业务的发展和竞争的加剧,作为出版业管理核心内容的财务管理,如何在保证自身运行通畅的基础上,实现与经营业务系统的对接,已经成为当前出版企业管理工作中的紧迫任务。长久以来,出版企业财务管理都只能被称为“记账式”管理、事后监控式管理,呈现出数据离散、脱节、静态、滞后,甚至各部门报表数据不统一等弊端。为了解决这一系列问题,财务、业务一体化的思想得到了重视。财务业务一体化,要求在包括网络、数据库、管理软件平台等要素的信息化环境下,将企业经营中的业务流程和财务会计流程、管理流程有机融合,加强财务对业务的及时反映、监控和指导。它是提高企业管理水平和工作效率的有效途经。
    长期实践证明,实现出版企业财务与业务一体化的前提和基础,是推动出版企业财务管理信息化,即利用先进的信息技术和现代化的管理手段,提供网络环境下实行财务核算、分析、控制、决策和监督等现代化财务管理模式、方式及各项功能,并最终实现管理信息化,建立起以业务事件为驱动的高效、全面、动态的财务管理新体系。

    一、实现出版企业财务与业务一体化的难点

    1.传统管理理念的制约

    出版企业财务与业务一体化体现着现代企业管理思想,带来了管理观念的更新和变革。但传统的管理体系给变革带来了不小的阻碍,使得财务与业务的对接和整合阻力重重。现实中,不少出版企业管理人员安于现状,缺乏从参与大范围竞争的战略高度来认识自己的企业,认为财务管理只需要进行资金、成本、账目的核对,经营业务只需要各个执行部门恪尽职守、各司其职即可,缺乏改革的动力。此外,如果改变流程、整合资源,也许还会遇到利益冲突导致的阻力。

    2.缺乏全面的财务信息管理系统

    促进出版企业财务、业务一体化,一定要将信息采集、归纳、加工、利用的每一环节与企业信息管理结合,以全面、准确、及时的数据管理带动企业业务发展。然而,传统出版社各业务部门大多随着业务需要分散采购了各种应用软件。如各自独立的财务和发行软件系统,单独的出版统计软件,总编室使用的各种报表软件等等,彼此都无法沟通和共享数据和信息。这样各部门的信息报告彼此孤立很难连贯与衔接,同样的数据在不同部门被赋予不同含义,造成数据的冗余。要建立起一个全面的动态财务信息支持系统,将财务管理信息的脉络延伸至各个经济业务的发生地,实现企业内部各个部门之间的数据统一和数据共享,对于出版企业意味着巨大的人力物力投入和全面的改革创新。

    3.缺乏规范、统一的信息和数据支持

    传统信息管理方式造成了数据混乱、信息分散的现状。例如:由于过去市场化、企业化程度不高,多种核算方法并存,特殊的账务处理办法多,数据问题多;有的单位发行、财务多本帐,许多单位没有实行或是没有严格实行单书核算,发行在途帐情况多,库存复杂,历史数据缺失,过去账务理不清等等。这种传统信息管理方式造成大量信息在出版企业内部多个部门之间多次重复,造成资源的巨大浪费。同时,财务数据在各业务系统间不能共享,大量的财务工人不得不传递纸质的销售单据和记账凭证。而随着出版企业规模的迅速壮大和组织结构的调整,出版企业资金的集中管理和内部多级法人资金分散占用的矛盾日益突出。对于大型出版企业而言,这种信息流动不畅的状况更加严重,阻碍了财务、业务的一体化进程。

    二、实现出版企业财务与业务一体化的重点

    实现出版企业财务与业务一体化的重点就在于积极推动财务信息化管理,通过财务信息化管理解决上述难点。

    1.系统建设:建立全面的集成化财务管理信息系统

    推动出版企业财务与业务一体化的当务之急是找到一套全面而完整的管理系统支持,ERP系统是出版企业实施信息化管理的选择之一。ERP系统是个较完整的集成化管理信息系统,包括分销、制造、财务、质量控制、售后服务、人力资源、运输管理等子系统。ERP系统以业务为中心来组织,根据物流、资金流、信息流的连续运动和反馈来设计,能跨越职能领域的边界,实现整个企业信息的集成。
    目前,在国际出版企业中,世界最大的10个出版集团当中有80%都采纳并实施了ERP。通过ERP,这些出版巨头的任何一个全球分支机构都可以准确地得到集团的业务数据,了解到任何一种图书在全球的销售情况以及库存情况。通过这些数据的支撑,总部可以随时调整销售策略以满足读者的需求,并根据读者的反映调整其生产和销售。例如兰登书屋目前使用的ERP程序是在1995年从德国SAP公司引进的。兰登书屋运用这种软件程序来运作其资金、生产计划、采购、库存管理、客户服务以及账务业务。

    2.数据规范:时效、唯一、共享的数据支持

    出版企业财务管理信息化,可以逐步消除数据的重复和冗余,为出版业务发展提供时效、唯一、共享的数据支持。
    首先是时效性。以往的财务数据分析,是以财务报表为基础的。无论是年度财务报表、还是中期的财务报表,都无法满足日益激烈的市场竞争需求。由于信息系统的支持,企业的数据库中存储了大量数据信息,通过不同的报表处理模块,以不同的核算方式和计算方法,可以随时获取基本财务报表、地区销售状况报表、图书产品的利润报表等各种形式的详尽的数据信息,极大提高了数据的时效性。其次是唯一性。在信息化财务系统,如ERP系统中,财务数据直接产生于相关的业务部门,事实上更多的信息来源于非财务的职能部门,在ERP系统中全部业务活动信息(包括财务信息)是由相应的业务部门一次直接采集完成的,从而保证了财务数据的唯一性。最后是共享性。在出版企业ERP系统中财务系统除了提供财务信息外,同时还提供数量信息、质量信息、资金流信息、物流信息和企业内外的信息等。通过在全公司对业务流程的规范化,经营管理的各项数据真正形成了信息流,每个部门是信息流上的一个环节,依靠统一的系统数据,按既定流程规则运作。

    3.流程再造:实现财务与业务流程的有效对接

    出版企业应结合实际,积极引进运用统一的财务与业务一体化信息管理系统,逐步实现生产经营全过程的信息流、物流、资金流的集成和数据共享,保障企业预算、结算、监控等财务管理工作规范化、高效化。ERP系统中,各个组成子模块之间都有接口,出版企业各个部门之间的信息可以交流、共享实现企业内部有效的沟通,完善了对企业经营活动的计划和控制功能,做到了全过程的监督,使企业的各种资源计划都能及时准确地在系统中体现。财务人员可以对出版社内部所有环节进行有效的管理,准确及时地了解各部门、各项目的费用支出情况,了解或预测将来某一时期的收支情况,快速得到各种计划报表、图书印制报表和销售报表;监督各选题出版计划的执行情况,获取某种图书的发行分析数据、某一地区的发行分析数据,以及某一品种在不同时间段的发行情况比较数据,以便按市场需求及时调整图书的出版计划,避免不必要的损失,做到决策靠数据,调研论证有依据。

    4.部门协同:加强财务与业务部门合作

    ERP系统为实现财务信息与编辑、出版、发行的业务流程一体化提供了基础,它解决了出版企业中信息“孤岛”问题,将企业整个生产经营活动纳入企业财务管理信息网络中,大量的数据可以通过网络从各业务部门直接采集,使绝大部分业务信息能够实时转化,直接生成财务信息。
    ERP最大的特点是业务的集成,财务不能再像从前那样单从自己的财务计算机系统中工作,而是与物资、项目、设备、人力资源等各部门密切配合才能在ERP这个系统中显示出自己的优势。因此,要使得ERP系统建立健全,使得财务与业务一体化进展顺利,单凭财务部门的努力是远远不够的,出版单位应结合实际,加强各部门间的整合配合,保障出版单位的预算、决策、监控等财务管理工作的规范化、高效化。若有一个业务环节出现问题,就会直接影响财务人员的记账工作。同样,财务部门的工作也影响着其他部门。因此,各个业务部门的密切配合度,将直接影响ERP实施的成功率。
    通过实施出版财务管理信息化,推进财务业务一体化运行,建立一个完善的信息系统,这将提高业务和管理工作的效率,为管理者特别是中高层管理人员提供多角度查询、统计和分析功能及手段,从而进一步增强企业的决策支持能力和持续发展能力。

(作者单位:外语教学与研究出版社)

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