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出版社行业如何做好信息化建设的思考
作者:责编:邱文峰 发布时间:2011-07-02 【选择字体:
 从上个世纪末开始,全球信息技术飞速发展,尤其是因特网的出现和普及,使得信息技术得以迅速渗透到社会经济生活各个领域,也使得信息化建设成为各行业、各领域增强自身管理效率和核心竞争力的重要手段。出版业作为我国社会主义文化产业的一部分,在信息化建设方面相对于其他领域,虽然取得了可喜的成绩,但仍然显得滞后,而且建设水平不够高,离市场需求还有一定距离,还有很大的发展潜力,在我国信息化建设中应该发挥更大的作用。同时要充分利用先进的电子信息技术改造出版业,来加快出版业信息化建设的步伐。

  出版社的信息化建设在不同的时期有不同的内涵,从目前来看主要包括几个方面:

  第一, 出版社产品制作的信息化、现代化。这是出版社信息化建设的基础环节,也是较易实现的环节。它包括:出版物创作的电脑化。这就需要作者队伍能熟练地使用电脑写稿;稿件投递的网络化。通过互联网方式来代替以往的邮寄,大大加快了稿件的传递速度;稿件编辑加工的计算机化。编辑人员可对电子文稿在计算机上进行加工和处理,实现无纸化编辑;版式设计、图片资料处理的计算机化。美术编辑熟练应用图像处理软件或组版软件利用计算机来进行封面设计和版式设计,替代手工绘图;录入排版的计算机化。在汉字录入方面可根据稿件质量选择手工录入、语音录入或扫描录入等,在排版方面,在出版印刷行业有专门的排版组版软件,相对于一般办公软件,能大大提高整本图书或杂志的排版速度和质量;稿件校对的计算机化。校对软件在出版业的应用也是出版社的一项重要的计算机应用项目,校对软件比人力校对能力强,不存在疲惫与疏忽问题,它能提高校对速度,减少差错率。

  以上各方面的技术已经成熟,资金投入也不需要太大,便于出版社付诸实施,因此大部分出版社已经完成这一环节的信息化建设过程,通过这方面的建设可以使整个出版物制作流程实现全面现代化、信息化

  第二,出版社内部管理的信息化、规范化。建立完善的出版社办公自动化管理系统,加强企业的内部流程管理,使各部门、各环节逐步实现基于计算机内部局域网的无纸化办公。管理系统的实现必须以成熟、完善、符合本社实际情况的管理软件为基础,大致应包括编务系统、出版管理系统、发行管理系统、储运管理系统、财务管理系统、行政办公系统、人事管理系统、数据检索系统、领导查询系统等。

  编务系统应包括有选题管理、书号管理、流程控制、合同管理、稿费管理、书稿管理、作者管理、出版图书信息检索等方面。

  1.出版管理系统主要用于图书的生产管理、生产成本的监督与控制、出版物质量的监测与管理等。主要包括生产计划安排、出版印制管理、工价、费用管理、印厂管理、成本核算等方面。

  2.发行管理系统与储运管理系统应分工协作,统一管理。两个部门既有分工和侧重,又有协作,包括订单管理、客户管理、图书入库、销售出库、退货管理、库房管理、查询统计等方面。

  3.财务管理系统是出版社信息管理系统的核心。该系统可以为领导决策提供可靠依据,财务的图书品种核算,与广大编辑效益目标密切相关,可以有力地推动出版社考核机制、激励机制、约束机制、分配机制的顺利改革,可以有力推动出版社现代化管理。

  4.行政办公系统是出版社发布信息、公告、通知的平台。包括会议管理、信息发布、规章制度管理、论坛系统、考核管理、邮件管理、近远景规划等方面。

  5.数据检索系统可作为行政办公系统的辅助,分别针对编务、发行、出版、财务等业务数据进行单独或整体全面的查询、统计和分析。针对不同岗位的用户提供各种业务统计分析,从而从各自角度掌握业务经营情况等。领导查询系统是数据检索系统的一个特例。

  上述各个管理子系统在一些出版社已经实现,但由于没有一个完善的统一规划,使得出版社的办公自动化只能处于一个低级水平,既没有完整的数据库系统,也没有完善的查询系统,而且一些业务上有密切联系的部门,各自从自身业务应用角度,购买应用适合本部门的管理软件,目前只能处于部门级应用水平,由于应用不同的软件、不同的数据库,系统之间缺乏统一规范的管理,一些重要数据编码标准和口径不一致,数出多门,无法实现数据共享和同步,同时也造成了操作人员的重复劳动,造成了相关环节的脱节,最明显的例子就是责任编辑对自己所编图书不能及时了解,到底是销售了多少、退回了多少、收回了多少款、是赢利还是亏损,都不能及时掌握。因此需要重新规划并对应用软件重新选择或完善,来适应信息共享的需要。真正实现出版社财务、业务、管理上的一体化。

  第三,对外联络和展示。假如说上面的第二部分是对出版社内部实施管理,那么这一部分应该是对外联络和展示,即充分运用现代化手段和互联网技术向社会和读者展示企业形象,发布出版信息,实现可供书目的网络化发布、新书信息的网络化宣传与订购,随时将本社的最新图书营销策略迅速传递给广大读者和各分销渠道,同时建立有效的市场动态反馈机制,加强与分销商、与读者的及时沟通,也便于销售人员及时了解市场、适应市场变化。

  这方面的典型应用就是建立出版社自己的商务网站,建立完善的网上电子交易系统。

  另一方面应用是网络出版,也即数字化出版,它是对传统出版的有力补充,通过网络向读者提供可以在网上浏览或者下载到计算机的电子图书。

  网上发行是出版业未来发展的趋势,已逐渐成为仅次于主渠道、民营二渠道的新的第三渠道,是传统发行的有力补充,可以形象地比喻为“永不谢幕的订货会”。

  出版社信息化建设刻不容缓,但如何去做,这是一个统盘规划的问题,不可能一蹴而就,既要有长远规划,又要有近期目标。需要长远规划与近期目标相结合,一步一步走。而且在出版社信息化建设中需要注意以下几点问题:

  ———充分准备、慎重实施。建立信息化系统需要科学的论证与详细的规划,不能仓促上马、急于求成,要进行长远的规划和打算,不能只考虑当前的业务需要,还要考虑长远的发展,否则会造成系统缺乏前瞻性,不断修改甚至推倒重来,造成资金、人力与时间的浪费。

  ———认真选择合适的软件和合作厂商作为合作伙伴。由于各出版社实际情况并不完全相同,目前市场上还缺乏适合各出版社信息化应用的通用商品化软件,而承担开发任务的公司一般专长于信息技术应用,但对出版业务并非完全熟悉,因此开发出的系统功能无法做到尽善尽美,经常需要修改。因此需要认真筛选,并要考虑到服务支持和延续发展。

  ———要不断提高出版社员工的信息技术水平,否则无法满足信息化应用的需要。信息化应用需要出版社员工掌握并不断提高计算机与网络的操作技能。由于他们不仅是信息系统的使用者,还是该系统的信息提供者,如果缺乏计算机使用技能,对信息数据标准缺乏了解,就无法保证系统数据的质量,这样的信息系统是不可靠的和效率不高的。

  出版社信息化建设不仅仅是一项新的技术手段的应用,实际上它是用一种全新的、先进的管理理念,一种全新的机制,一种全新的企业文化来改变以前的管理模式,是一种管理模式的变革。它充分利用信息技术与出版社管理模式的结合,来推动管理水平的提升。有人形象地把信息化建设比喻成一场革命,既是经营理念和经营战略的革命,面对日益激烈的竞争,出版社必须转变思路,确立全新的经营理念,确立以读者需求为中心,提供专业化的一流服务。信息化建设更是一场管理体制的革命,它要用先进的思想模式和技术手段改变以前的管理模式,用数字化、规范化、程序化、标准化来进行管理,用量化的指标支持奖惩与分配政策,体现激励机制。通过这场改革和革命,最终实现出版社的办公自动化、管理网络化、资源数字化、商务电子化。

来源:soft6.com  (责编:邱文峰)

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