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如何实现准确的单书核算
发布时间:2010-01-03 【选择字体:
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作者:山东人民出版社 康德胜

  按照2004年财政部、新闻出版总署联合颁布的《新闻出版单位财务核算办法》,出版单位财务日常管理应进行单书成本核算、库存商品明细账核算、主营业务收入明细账核算和其它业务收入核算。另外,无论对编辑部门进行年度效益考核,还是对编辑个人进行年度效益考核,都需要对单书进行准确的核算管理。
  我社是集团内较早进行单书核算的单位。经过多年实践,笔者认为,要想实现准确的单书核算管理,财务人员应格外注意以下几点: 
  一、 必须借助专业的、完整的出版ERP信息化管理系统。
  众所周知,出版单位的财务核算具有非常明显的特殊性,既有类似工业企业的成本归集和费用分摊,又有物流和类似商业企业的销售核算,且出版单位年生产品种太多,除了每年众多的新品种, 还有大量的重印、再版品种。以我单位为例,年出新书300多个品种,重印、再版每年有400到500种,财务需要日常核算管理的图书成本卡多达4000张,在销图书6000多个品种。不同品种的图书其成本发生的时间性和差异性非常大,其销售方式、数量、折扣等也不尽相同。如此大量的核算工作,没有专业的、完整的出版ERP信息化管理系统是很难完成的。
  二、 必须明确核算对象,建立合理的成本卡片。
  我社早年使用的信息管理系统,由于生产是按付印单管理的,财务成本卡也是根据付印单对应建立的,付印单与财务成本卡一一对应,在销图书则与之形成了多张成本卡对应一本图书的关系。其数据关系如下图示:
  


  这种按印单核算管理,尽管在归集材料费用和工价费用时比较直观,后期完工结转也比较方便,但在处理印次稿酬、审稿费等费用时,就只能落到某一张印单成本卡上,存在诸多不便和缺陷。同时后期处理销售成本时,由于存在三层对应关系,要做到如实结转主营成本,几乎不可能。另外,这种按印单核算管理还有一个缺陷,就是必须等到图书下厂印刷后才能建立对应成本核算卡片,使得一些图书在印前发生的费用无法及时、准确归集。而采用建立临时卡片的方式,后期正式卡片建立后又要进行费用转移,十分麻烦。
  后期,我社引进上线了完整的出版ERP系统,图书开始按印次建立成本卡,按版次(品种)进行效益核算。其数据关系如下图所示;
  

  按印次核算不仅简单清晰,而且确保了后期销售可以按照印次成本归集的具体情况进行准确管理。同时新系统可以根据已经确定的选题,在立项时自动建立成本卡,减少了财务人员许多工作量,同时也很好地解决了印前发生费用及时归集处理的问题。
  三、 加强同编辑、编务部门的沟通,预防不规范建档。
  明确了全局的核算对象,在日常管理中,财务人员还需要加强同编辑、编务部门的沟通。这是因为,编辑业务居于整个出版社信息管理的源头,如果编辑在申报选题和编务在立项时,建立项目档案不准确将直接影响到后期财务核算。比如我社在运行过程就发现,有的编辑随意申报选题、项目。把原本不属于选题的“宣传品、书目单”也作为选题上报进系统。而对于“发生书配盘(带)或盘(带)配书时,以有定价的一方作成本核算对象申报选题,无定价的一方视为另一方的成本组成部分,不做选题申报;书或盘都有定价的,应分别申报选题。”的规则,也不遵守。原本属于一个选题、项目的分报成两个;而应该分别报选题的又报成一个。有的编辑对自己感觉用处不大的数据随意填报,甚至把项目所属年度、中图法分类、财务分类等重要信息填乱、填混。这些失误,不仅会影响到后期单书核算的准确性,更直接影响事后的统计、分析、查询结果的准确性。我们的做法是,一方面加强责任编辑对系统数据的重视程度,另一方面及时浏览查看前期编辑、编务的选题申报与项目立项,如发现有不合规范的,及时要求予以更正。
  四、 加强同印务部门沟通,及时确定单书印量。
  印刷数量是单书核算当中必不可少的一个字段。一般来讲,这个字段的管理,伴随图书生产制作的全过程。我社根据新系统,要求编辑在申报选题时,填写预计印量;选题论证时,要对预计印量进行论证分析,从而确定项目计划印量;三审完成后,根据审稿情况,编辑在发稿时,填写发稿时的计划正印量和样书数量;最后软片“齐清定”,在印前进行发行、编辑、生产三部门协同确定印前计划印量和样书数量。随后,印务部门可根据核准的计划印量安排付印。因在实际生产中,会发生“正在制作过程中的同印次出版物需增加制作数量”的情况,一般会在经领导批准后,直接安排追印。按照核算要求,应将追印数量合并到此前的计划印量。新上线的系统,设计有“印制完成”功能,就是执行这一逻辑要求,确定准确的计划印量的。但在实际运行过程中,印务人员常常会忽视,不及时操作该步骤,造成无法确定该项目真实的印量,也就无从谈起真实的图书成本单价,直接影响单书核算的准确性。另外,印务人员不能及时归集、确认印制加工费用是否齐全,也是影响单书核算的重要因素。我们的做法是,及时浏览项目成本卡,进行项目追踪查阅,对出版入库半年以上的项目,督促印务人员尽快核定图书印制成本和确认印量,完成印制环节的各项操作。
  五、 启用应计生产成本科目,健全使用管理办法。
  众所周知,出版行业中,无论是书店给出版社结算,还是出版社给印刷厂结算,都存在结账滞后的情况。经常出现图书已销售大半,费用还没有归集结算的情况。为解决这一长期困扰行业财务核算的难题,新的《核算办法》在负债类增设了一级科目“应计生产成本”,用以处理当期完工出版物,计算应计入生产成本但尚未支付或者未取得结算发票的款项。《核算办法》规定,应计生产成本应该按照权责发生制原则,以合同、付印通知单、市场材料价、稿酬计算标准等为依据,按印次进行项目成本核算。同时要求,遵守真实性原则,应计生产成本必须尽可能接近实际生产成本。
  考虑到出版物绝大多数在生产完成、开始送书入库时,所涉及的各项成本费用都已确定。所以,我社制定了相关制度:由编辑负责的费用,应根据出版合同、装帧设计单、审稿费标准等规定,在图书付印后半月内完成“编务费用”归集,同时检查是否齐全,系统内点击“编核完成”确认操作;由印务部门负责的费用,在图书入库后的半月内,根据印制(加工)合同、用料申请单,完成“印务费用”归集,同时检查是否齐全,系统内点击“印核完成”确认操作。
  这样管理的好处,一是确保了成本费用的及时归集;二是采用印制(加工)合同,使应计生产成本更接近实际;三是使每月单书核算更趋准确,使财务报表更能体现真实的资产和负债情况。
  六、 采用分次完工,优化单书核算办法。
  按照制度规定,出版单位应在期末将完工产品的生产成本全部转入库存商品。在实际工作中,这一财务管理要求往往与实际脱节。比如,有许多出版物在工厂送书时,会根据实际情况分次送书到仓库,仓库办理入库后,发行部门就开始对外发货、销售。这样就会出现,该图书已经有数量销售了,财务却没办法办理完工结转,其原因是所生产的数量没有全部送齐,对应的生产成本也没有及时归集完毕。进而造成期末财务产成品明细账与业务仓库存货数量、在途存货数量明细账对不上,俗称“账账不符”。在未引进新系统之前,我社财务核算的完工环节基本是人为控制,经常出现一些已经入库销售的图书却列在在产品明细账中,而产成品明细账中数量和金额体现的却是负值。新上线的系统,很好地解决了这一难题,将每次送书入库均视同为一次生产,成本归集完毕的,按实际“成本单价”结转到完工产品;成本未归集完毕的,采用搜集印前费用得到的预估成本单价进行完工结转,剩余生产成本则在图书全部送齐,最后一张入库单完工记账时,全部结转至完工产品。这种分次入库完工管理的方案,不仅可以很好地与实际情况相符,同时也遵守了“当生产数量全部完工时,生产成本全部转到库存商品”的财务规定。更重要的是实现了财务期末在产品、产成品核算明细账与业务系统在产品、社存产品、在途产品的数据一致,确保了“账账相符”。
  七、 规范漏记、补记费用处理。
  在日常财务单书核算中,通过应计生产成本完成生产成本归集、完工结转后,仍有个别图书可能存在应计未计的费用。加上旧系统在单书成本核算体系上,编辑、生产、领导、财务部门协同性不够,这种情况时有发生。在新系统上线前,一旦发生这种情况,因旧系统不支持补记费用处理,财务人员只好将A发生的漏记费用记到对应编辑B书上。长期累积下来,造成很多图书的单书成本不准确,从而直接影响单书核算的准确性。新上线的系统,因为设计有差额管理和差额处理两个单书核算的核心模块,无论何时、何书发生漏记费用,都可以恢复核定,打开成本卡、补记费用。补记的费用记账后,系统会根据当时的情况,将因补记费用所产生的生产成本差额,按照存货数量和已销售数量,在库存商品与主营业务成本两个科目间合理进行差额调整处理,保证图书的单位成本始终一致。
  八、 全面管理生产尾书。
  按照实际生产数量核算单书成本,是成本核算的基本要求。但由于印刷厂的原因或者出版社仓库的原因,通常出版物并非一次全部或在极短时间内完成入库,大多数是在一段时间内,跨财务成本核算周期,分多次完成图书入库,并且经常出现实际生产数量与印前计划印量不一致的情况,要么多,要么少,俗称“尾书”。出现这种生产数量差额情况,直接给单书成本核算增大了难度。成本核算要求按照实际生产数量进行,但实际生产数量又迟迟无法确定。在新系统上线前,因成本归集一般是在图书送书入库完成后才进行,所以对于长短书情况,是按照工厂的实际送书数量进行工价核算,忽略掉尾书同稿酬、制版费、纸张费等其它科目关系,对于尾书基本上没有严格管理,影响了单书核算的准确性。在引进上线完整的出版ERP系统后,这一缺陷得以弥补。新系统设计有完整的尾书管理体系:在核算成本时,先按照印前的计划印量进行,在工厂送书完毕后,及时操作系统内的“入库完成”这一步骤,对多送或少送的数量进行确认,系统将最终的实际生产数量记入“入库完成数量”,实际生产数量与计划印量的差额记入“尾书数量”,单书核算变更为按照实际生产数量计算,因此而产生的生产成本差额、库存商品差额、主营业务成本差额系统会在差额管理自动记录,并进行差额处理。对于多送书与少送书的费用,则可按照与加工单位的约定进行处理,比如少送按照图书定价的70%扣减工价,多送按照30%增付工价等。
  九、 进行每月准确的销售成本结转。
  我社1997年开始使用专业的财务管理系统,多年来一直是在确认收入的同时,按照销售收入明细清单对应结转主营业务成本。因每笔销售收入明细都是由对应的发货单或退货单明细构成,一般是发货视同正数,退货视同负数。正数结转销售成本时是减少库存商品,负数结转销售成本时是增加库存商品。这样做的实质就是把所有退货都当成了“销售收入已确认,销售成本已结转”的情况处理,长期应用下来,发现产成品明细账,有好多条目产成品明细账数量比实际生产数量还多。比如某书,实际生产数量只有2000册,而产成品明细账数量却有2600册。细查原因,才发现多年来一直是在确认收入的同时,按照销售收入明细清单对应结转销售成本的做法,存在设计缺陷。这一直接影响单书核算准确性的缺陷,直到2006年底正式上线新系统后才得以解决。新系统采用了月末集中处理销售成本的设计方案,其原理是全局管理存货核算。月末对所有存货按品种统计社存数量、在途数量和入库待完工数量,并与当前产成品数量表进行比对,其差额为准确的当月销售明细,按此明细数据结转销售成本,则成功回避了未销售未转成本的在途退货,被误转销售成本的错误做法,保证了单书核算的准确性。
  我社新系统已经稳定运行了两年多时间,尽管有些地方尚有待商家继续完善和优化,但整套系统全局控制的设计体系,确实是高屋建瓴,使我社的信息化管理水平得以大幅提升。不仅做到了编辑、生产、发行、财务核算的全流程管理,而且新系统还成功解决了长期困扰出版行业财务单书核算当中的许多难题,首次实现了准确的单书核算,达到了“账账相符”、“账实相符”的管理要求。
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