中国工人出版社  王宁

    随着出版业体制改革的深入推进，我国出版业从高速发展期进入成熟期、精细化管理阶段。图书出版企业传统的粗放式管理方式必然向管理信息化方向迈进。许多图书出版企业积极地开展ERP建设，希望通过先进的信息化管理手段来实现精细化管理模式，从而提高图书出版企业的综合竞争力。然而目前看来。有不少的图书出版企业由于对ERP的认识存在误区，建设之路频频受阻，无法取得预期的效果，大大挫伤了图书出版企业对于信息化建设的信心和积极性。

    以下是我个人通过实践总结出的几点常见的认识误区，仅供参考：

    误区一：认为ERP建设等同于购买ERP软件系统

    ERP是借用一种新的管理模式来改造原企业旧的管理模式，是先进的、行之有效的管理思想和方法。对于图书出版企业来说，ERP首先是管理模式的变革、管理思维的变革，而ERP软件系统只是实现这种先进的、有效的管理思想的一个平台。也就是说，图书出版企业首先要做的不是简单去选择一套ERP软件，而是要做深入、透彻的内部调研，对图书出版企业进行自身需求分析和业务流程整体规划、重组和设计。很多图书出版企业在实施ERP的过程中，往往忽视了对自身需求的分析，认为购买了一套软件，就所有问题都能解决了。ERP是可以帮助企业解决很多问题，但它不是万能的。所以，在上ERP系统的必然之路上，更应该先了解自己，再选择适合自己的ERP系统和长期合作的软件商，不要把ERP系统当成一次采购，应该当成一次重要的合作伙伴和新的流程再造。这样的思路是ERP成功上线的基础。

    很多图书出版企业ERP建设前期调研的思路都是，先调研各种出版ERP软件，看哪个软件的功能特点最切合本图书出版企业，选择ERP系统决不能只看当前需要，而是要从长期战略发展的角度去选择更具有前瞻性。对于出版企业ERP建设来说，关键和难点就是业务流程的科学设计、重组以及扩展性，出版企业正处于变革期，业务随需应变，产品也要具备与企业一同向前发展的能力。不然我们耗费很大的人力和物力上线了ERP系统，没过几年，我们就有可能又要重来一次。

    误区二：认为ERP只是信息部门的事情

    这是图书出版企业在实施ERP项目的时候普遍遇到的问题。不少图书出版企业都将ERP建设这个工程全权交给了信息部门，由信息部门的人员来做调研、制定计划、制定实施方案、安排实施等。多数这样操作的图书出版企业ERP实施的周期都比预期的要拉长很多，甚至进行不下去而中断，要么即使勉强上线，也达不到预期的效果。ERP建设是一项十分复杂并且难度很大的系统工程，绝不仅仅是开发程序、安装软件这么简单。它需要图书出版企业决策层、管理层、操作层各级相关人员密切配合，需要图书出版企业全体员工共同参与。

    首先，ERP建设需要图书出版企业领导直接负责。因为它涉及到图书出版企业内部业务流程重组、管理制度改革、资源分配等问题，这些问题都需要图书出版企业的领导层进行分析和决策。特别是在ERP实施过程，往往会涉及到各部门的业务流程关系、权责利的重新界定，并牵扯出一些必须解决的历史遗留问题。这些思想上的阻力和实施中的困难必须由图书出版企业领导出面来进行解决和协调，否则很容易造成各部门间互相推诿、抵触而影响ERP的实施进度和效果。

    其次，图书出版企业各部门的负责人也要对ERP实施积极参与和配合，并且对本部门的职责和责任进行严格的把关，对本部门员工也要积极地督促和监管。ERP系统的实施是为了实现先进的管理模式，但是系统本身只是一个工具和平台，关键因素还是使用系统的人。因此，ERP的实施对图书出版企业人员素质的要求也很高，主要体现在三个方面：细心、耐心、责任心。有些图书出版企业在实施初期，员工都简单的认为上了系统就是减轻工作量，这样的认识是不成立的。ERP项目实施工作是一个整体性的信息工作平台的建设工作，其目的一方面是实现图书生产流程一体化，另一方面是为领导决策提供可靠的信息资源，通过生产流程、数据的整合，提高效率是最终实现的目标之一。但前提是需要每个员工都要保质保量并且高效的完成自己的工作，如果某一个员工责任心不够，不认真负责，那么他所做的工作可能就会出现错误，比如说数据录入错误，这样就会影响系统中各种相关的数据的准确性，对领导决策数据的参考很不利。

    当然信息部门在ERP建设中也是十分重要的，特别是系统上线之后的维护、完善工作，信息人员的作用会越来越重要。但是整个项目并不是信息部门能够独自完成的，需要上下左右共同努力担当的大任，这一点需要图书出版企业有清醒地认识。

    误区三：认为ERP是万能药

    有些图书出版企业会听到这样一种声音：“不是都上了ERP了吗？怎么还会有这样的问题”。认为ERP是万能药，任何难题都能迎刃而解，这是很多图书出版企业对ERP系统的误解。在ERP实施过程中，会暴露出很多问题，比如业务流程上的问题、历史遗留问题，这些问题一旦提出，需要图书出版企业尽快加以解决，彻底清除掉隐患。如果不科学妥善解决，这些问题仍然会留在系统中，不但消除不了，随着业务量、数据量的逐渐累积，问题会暴露的越来越严重。

    ERP的特点之一就是实现了业务流程的一体化，将各个部门的业务流程连接在一起，能够保证数据流、信息流的畅通。因此，各个环节由于各种原因产生的问题也很容易通过ERP反应出来。但是系统毕竟只能反应问题，并不能自行解决问题。很多图书出版企业在ERP建设初期，由于这种错误的认识，对ERP的期望过高，最终的结果往往是失望。

    误区四：认为ERP建设“一劳永逸”

    这也是一些图书出版企业盲目追求ERP建设结果的体现。ERP建设是一项极其复杂的工程，不可能一蹴而就，同时ERP建设也是个循序渐进的过程，任何企业的ERP建设都不可能采取“一锤子买卖”或者“一口吃个胖子”的方式。

    认为ERP建设“一劳永逸”，也反映了图书出版企业对ERP建设的投资心态。众所周知，ERP是个大工程，需要投入的资金自然也是十分巨大的，而ERP建设的投入也是持续不断的，它是要随着出版企业的发展而不断发展完善的，因此系统的维护完善费用的投入也是持续不断的。中国的出版企业走向市场化的时期比较短，传统的图书出版企业规模都不大，近年来由于国家对出版企业改革的推进，才陆续出现了一些规模较大、资金力量雄厚的出版集团。因此对于大多数中小规模的图书出版企业来说，投资建设ERP可以说是下了很大的决心，只能成功不能失败。而且最好是立竿见影，投入就立刻有回报，后期的维护费用能省则省，甚至有的图书出版企业在系统上线之后就再也不准备对系统进行维护、改善方面的投资。这种认识误区只能导致极端的后果。

    由于软件实施的一般特点，ERP建设在前期调研、制定业务流程、需求分析以及整体规划的阶段，需要十分的细致和周到；但是在实施中，都是先易后难的。图书出版企业各部门中，一般都选择发行部最早上线，原因之一是相比之下，发行部接触软件比较早，很多图书出版企业在ERP建设之前，都已经使用了某种发行软件，业务员对这种系统操作接受比较快，抵触较少；原因之二是发行业务比较容易实现，先保证了一个部门的运行畅通，再逐步扩展到编辑、出版、财务其他部门，这样逐步地推进，有利于系统实施的成功。但重要的是，系统运行成功之后，并不意味着“一劳永逸”。一方面，ERP系统涉及图书出版企业各部门的各个生产环节，在运行的过程中随时会出现一些当初没有预见到的问题，有问题就必须随时解决；另一方面，图书出版企业的发展是随着国家市场经济的逐渐完善、出版业的不断发展而发展的，制度需要不断发展，技术需要不断发展，生产模式、经营模式等等都要不断发展，ERP系统势必要随着图书出版企业各个方面的发展而不断地发展和完善。因此，图书出版企业的ERP建设是个循序渐进的工作，即使系统实施成功，也需要必要的维护和完善。据有关资料表明，一般企业每年的系统维护费用应该在系统建设时的15%~20%左右。对于图书出版企业来说，应该投入更多才能保障系统的良性运行和应用的不断延伸。

    误区五：认为ERP建设就是信息化建设的全部

    现在图书出版企业一提到信息化，就会联系到ERP建设。ERP成了这两年图书出版企业信息化的代名词。但是往往被忽略的是，ERP建设是图书出版企业信息化建设的重要环节，但不是全部。图书出版企业信息化建设包含的内容很多，比如：办公自动化、数字化出版、网络出版、互联网与门户网站建设与维护、电子商务以及出版生产方式现代化（如投稿网络化、稿件编辑加工计算机化）等等。可以说，图书出版企业的信息化建设是多方面、多层次的，绝不是仅仅一项ERP建设就可以代替的。当然ERP系统可以为图书出版企业搭建一个必要的基础平台，为信息化的其他方面提供基础信息。图书出版企业在ERP建设的同时也必须要考虑到信息化整体建设，考虑到与其他信息系统的集成，留出信息交换的接口方案，避免随着出版企业的信息化发展脱钩，造成新的“信息孤岛”。

    “信息孤岛”现象在出版企业中也很常见，其特点一个是编、印、发、财各业务系统独立使用，之间的数据没有相互联系；另一个是没有把信息化建设作为一项整体建设来规划。比如某此出版企业有网站、有电子商务、有ERP系统、有数字出版业务，而这些都是各自独立系统，互相割裂，基础信息不统一、不共享，每个系统都需要重复录入基础数据，这就是“信息孤岛”现象。图书出版企业在信息化建设的时候，要格外注意整体规划。比如ERP实施中要考虑到门户网站的信息共享，设计出对应的接口方案与网站系统合理对接，这样在网站上发布新书信息的时候，直接从ERP系统中提取相关信息，就避免了重新录入这种重复性劳动了。网上售书也要和发行业务系统进行合理对接，这样才能保证发行业务的及时和数据的准确。 

    总之，实现图书出版企业信息化是一个系统工程，ERP建设只是其中的一环。成功上线ERP也不意味着实现了信息化管理，图书出版企业在信息化建设过程中要整体规划、长远考虑。