中国铁道出版社副社长　刘忠民

    从2008年开始，中国铁道出版社进行了ERP系统建设的实践，经过一年多的积极努力，建成了ERP信息管理系统，取得了较好的成效。在建设ERP的过程中，我们的认识不断提高，实施工作不断深化和细化，有力推动了ERP建设的不断引深，取得的效果也越来越好。
    一、建设ERP是适应时代发展、实现管理创新的必由之路
    对于要不要建设ERP，在出版社内部一直有不同的认识，有的赞成，有的反对。认识不统一，ERP建设就难以实施。为了慎重科学地决策，我们进行了深入的调研，在充分了解了已经实施ERP的企业情况的基础上，我们对建设ERP的现实意义和战略意义有了比较深刻的认识。
    1.建设ERP系统是适应科技发展进步的需要。近年来，信息技术、数字技术、网络技术发展迅猛，在出版领域的应用越来越广泛，越来越深入。数字出版技术、网络出版技术已经成熟，正在进入推广普及阶段。可以预见，未来数字出版、网络出版在整个出版领域所占的比重会越来越大，网络营销也在出版领域得到广泛应用。在这样的时代，出版社如果不顺应科技发展潮流、积极发展数字出版和网络出版，将难以生存和发展。ERP系统能够为数字出版、网络出版搭建一个基础平台、技术平台，助推出版企业实现出版技术创新和升级。出版社建设ERP系统，是在科技发展新时代实现可持续发展的必然选择。
    2.建设ERP系统是适应出版社转企改制的需要。从去年开始进行的全国出版行业转企改制，对出版社来说，是一个重大的变化。出版社成为真正意义上的市场主体，客观上要求出版社要大大提升市场化经营水平，而要做到这一点，没有信息化手段作支撑是不行的。以前，由于没有搭建信息化平台，不仅出版社内部运作效率低，图书生产和发行速度不够快，影响市场竞争力，而且在与外部互联互通方面存在很大局限性，对市场信息的采集不快、不全、不准，与市场化经营的要求存在着较大的差距。建设ERP系统，将使这一问题得到较好的解决，大大提升出版社市场化经营的水平。
    3.建设ERP系统是实现企业管理创新的需要。从铁道社的情况看，过去受计划经济管理体制影响较深，管理基础比较薄弱，很多管理工作还没有摆脱“人治”管理、经验式管理、粗放化管理，管理的随意性较强。适应新的形势发展，出版企业必须加快建立现代企业制度，实现由传统管理、经验管理向制度化管理、科学化管理的转变。ERP系统的建立和运行，能够通过流程再造、系统规范带动企业管理创新，实现企业管理规范化、科学化。
    通过反复讨论、提高认识，我们深切感到，建设ERP系统不是权宜之计，而是势在必行。如果我们现在因为怕麻烦、怕失败而不进行ERP建设，将来可能会在管理上越来越落后于其他企业，甚至在日益激烈的竞争中被淘汰。在提高思想认识的基础上，我们做出了建设ERP系统的决策。
    二、取得ERP系统建设成功，必须科学组织、强力推进
    ERP系统建设是一项十分复杂、难度很大的系统工程。其实施难度不仅在于技术繁琐、操作复杂，更在于ERP系统建设对于传统企业管理来说，是一场深刻的变革，要求人们的管理理念、管理方式、管理程序都要随之发生较大的改变，由此而给建设ERP所带来的阻力和难度是相当大的。那么，怎样才能实现建设ERP的目标？从工作实践给我们的启示看，主要应该把握好以下几点：
    1．坚定目标导向，自上而下强力推进。由于部分员工对ERP系统的作用持怀疑态度，主动参与配合意识不强；由于建设ERP需要投入大量精力，与做好日常工作存在矛盾；由于ERP系统是全流程设计，比较复杂，不容易理解，客观上决定了建设ERP必然会遇到较多的阻力。因此，要保证这项工程顺利推进，领导者必须以不可动摇的决心和坚决的态度来抓好组织实施。在确立建设ERP系统的目标后，我们明确提出要求，在建设ERP系统这项工作上，没有退路可走，困难再大也要如期实现目标，全社各个部门、所有员工必须积极参与、全力保证。通过反复深入的宣传和引导，在全社员工中形成了背水一战、不达目的誓不罢休的良好氛围。这种氛围的形成，为消除思想阻力、克服实施中的困难提供了强有力的支持和保证。
    2．科学组织实施，保证建设进度和质量。建设ERP系统，是涉及全社所有部门、所有员工的一项非常复杂而艰巨的系统工程。搞好这项工程建设，既要加强领导，也要科学组织，精心实施。
    一是加强推进工作力量。社里专门成立了ERP工程建设推进工作小组，负责ERP工程总体方案的设计、推进计划的制定，并负责抓好组织协调和具体实施工作。由主管社领导主持，定期召开会议，专题研究部署ERP建设工作，每次会议都对前一阶段工作推进情况及效果进行总结评价，对下一步工作重点、达到目标做出具体部署，形成了一环紧扣一环、一步紧逼一步的强力推进态势，为总体建设目标的实现奠定了坚实基础。
    二是培养和发挥技术骨干的作用。在各个部门选拔设立信息员，作为本部门ERP建设的技术骨干。由系统开发商（平章公司）、推进小组对社内信息员进行培训，使其率先掌握ERP系统设计思路和操作技能。信息员既作为本部门实施ERP的技师，认真贯彻推进小组的意图和要求，对优化完善系统设计提出具体意见和措施，及时处理实施中遇到的技术难题，又作为本部门的“小教员”，对本部门的所有人员进行操作培训，通过实际操作示范、手把手地教，使每个员工都能达到懂原理、会操作，最大限度地减少了由于员工不会操作而影响工作的问题。
    三是保质保量做好全员强制性培训。每个部门上线运行之前，都由系统开发商、推进小组对相应部门的全体员工进行培训，使员工素质达到上线要求。培训实行强制性约束，必须全员参加培训，掌握上线操作技能，因临时出差未参加培训的员工，要专门进行补课，做到一人不漏。由于采取强制性措施，有力保证了员工的参训率和达标率，有些年龄大、基础差的员工，采取“笨鸟先飞”的办法，自觉勤学苦练，在其他员工帮助下，也较快地掌握了操作技能。
    四是坚持“先上线、后完善”的实施原则。由于ERP上线运行的相关技术准备工作千头万绪，纷繁复杂，加上不同部门、不同岗位的人员素质存在一定差异，有些问题存在争议一时难以解决，因此，要追求完满做好各项准备后再上线就会耗时很长，延误整个ERP建设进程。为保证ERP建设按计划推进，我们研究确定了“先上线、后完善”的实施原则，就是在准备工作基本达到上线要求的时候，就果断决策上线运行，在上线之后再根据实际运行中暴露的问题进行微调，使ERP系统逐步完善。实践证明，坚持“先上线、后完善”的实施原则，最大限度地减少了实施中的扯皮推诿，有效防止了久拖不决、矛盾增加、疲劳厌战现象的出现，有力保证了整个工程的顺利推进和如期完成。
    3．坚持先进性原则，保证系统建设效果。能否建成先进、科学、实用的ERP系统，关键在于能否把先进性原则贯彻始终。建设ERP系统，需要大量进行流程再造、管理创新，而传统管理理念、管理习惯一旦形成就很难更改。这就不可避免地会产生传统管理与科学管理的矛盾冲突，甚至是激烈斗争。如果让传统管理理念占了上风，即使最终建立了ERP系统，也是没有实际意义的。比如，在如何处理流程再造的问题上，如果一味顺从传统管理习惯，迎合人们怠惰守旧、抵制创新的要求，完全按照出版社现行的管理流程、管理模式来改变ERP系统的原有设计，就会变成对传统管理的全面复制和描述。这样所建成的ERP系统，必然是落后的系统，其结果必然是劳民伤财、毫无意义。为了防止走弯路，我们从ERP建设伊始就鲜明地提出，要把先进性原则作为ERP建设的灵魂和生命线，认真加以坚持和贯彻执行。在具体实施中，我们要求各部门要像维护自己的眼睛一样努力维护ERP系统原有设计的先进性，积极自觉地改进自身管理，努力适应ERP系统的新要求，决不向系统开发商提出影响系统先进功能的调整要求。同时，我们与系统开发商紧密配合，大力支持他们坚持原有设计的先进性，不因使用者有要求就改变系统设计的先进性。由于我们在ERP建设中严格坚持了先进性原则，为建成先进、科学、实用的ERP系统，实现投资效益，提供了可靠的保证。
    三、ERP系统的建设和运行，促进出版管理发生了极为重要而深刻的变化
    实践使我们体会到，建设ERP系统，是为出版社建立高效管理平台、提升管理现代化水平、增强发展实力的重要工程，对于出版社长远发展具有非常重要的意义。ERP系统建成投入运用以来，给出版管理带来了多方面的变化，有力地促进了出版生产力的解放和发展，而且其作用将随着ERP系统本身的不断深化完善而愈益放大和显现。
    1．实现了资源共享和高效利用。ERP搭建了信息化、科学化的综合管理平台，使信息流、资金流、物资流、工作流在平台上快速流动并汇集整合，改变了过去存在的“信息孤岛”、资源分散、资源综合利用效率低的问题，充分实现了资源共享，为整合资源、实现资源综合运用效率最大化提供了强有力的支持。
    2．提高了工作效率和服务效率。通过管理创新、流程再造，促进了管理方式的转变，实现了工作流程的优化和简化，大量编辑、出版、发行业务通过网上操作和流转，大幅度减少了联系、等待、传递等时间，提高了决策审批效率和办理实施效率，同时解决了重复录入、浪费人力的问题，极大地解放了生产力。工作流程纳入ERP系统后，工作流转清晰透明，上下工序之间相互监督制约，有效解决了过去存在的相互扯皮、人为拖延、影响效率的问题，部门之间、工序之间的协同配合达到高效化，工作的计划性和计划的执行力大大增强。
    从编辑系统看，过去由于担心图书质量出问题，我社本着严上加严的思路实行“九审环节”，程序繁琐，效率不高。按照ERP先进的系统设计进行流程再造后，变“九审环节”为“三审制”，不仅简化了程序，大大压缩了审批时间，而且使责任更明确、更具体，有力保证了图书质量。
    从发行系统看，过去，发书慢、及时运达率不高一直是影响顾客满意度和市场竞争力的突出问题。建设ERP系统后，新的发行系统不仅实现了发行部内部管理信息化，而且使书库由传统的手工管理跨越到信息化管理，并与连锁代理销售商实现业务系统信息对接。先进的信息化管理和物流管理解决了以前存在的订单处理慢、发货速度慢、盘库不发书等一系列问题，服务效率大大提升，顾客满意度明显提高。
    3．提升了精细化管理水平。过去，生产经营数据来自多部门，相互矛盾；“账实不符、账账不符”等粗放经营问题长期存在，一直得不到很好解决。平章公司创立的ERP系统，通过先进的管理模式、科学的流程设计、精确的核算体系，充分体现了精细化管理、科学化管理的原则，在推动出版社由粗放式管理向精细化管理转变方面发挥了重要作用。ERP系统实现了编务、生产、发行、仓储、财务等各个部门基础数据的集成和统一，保证了经营数据的唯一性、准确性、可靠性，使出版社的精细化管理水平得到显著提升。ERP系统的建设，突破了单品种图书核算的难题，实现了单品种图书的动态效益分析，为实行绩效考核提供了支持。
    4．强化了经营风险控制。ERP系统实现了对经营数据的准确、成本核算的真实、即时反映，解决了过去存在的滞后、阶段性失实的问题，使社领导能够随时了解掌握经营状况，防范经营风险。过去，社里对图书库存、纸张库存情况的掌握若明若暗，现在每天都可以实现盘库，及时掌握库存情况。通过程序化、透明化管理，强化了相互监督与制约，有效杜绝了人为更改数据、信息、徇私舞弊等问题的发生。
    5．提高了快速应对市场变化的能力。过去，由于缺乏信息系统的支持，出版社对市场信息的掌握存在着滞后性，难以做到灵活快速地应对市场变化。ERP系统投入使用后，社领导、社内各部门、每个编辑都能通过信息系统实时了解到图书销售、回款等市场信息，可以根据市场变化及时调整和改进出版策略、营销策略，提高图书出版和经营的针对性、有效性。ERP系统建成后，出版社与图书销售商实现了信息互通，出版社可以及时了解销售商的需求，及时予以满足，销售商也能够及时了解出版社的产品特点，有针对性地组织销售，从而进一步实现了社店双赢。