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出版业管理信息化建设成当务之急
作者:焦民 发布时间:2010-01-04 【选择字体:
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     出版企业集团的成立不但使企业规模扩大,更重要的是出版资源得到充分整合,提高了效率和资源利用率。规模的扩大和业务的扩展,在客观上已对信息化建设的需求十分迫切。
    我国的出版社在经过改制后已经向做强、做大的方向发展,竞争加剧。出版社历史上形成并长期处于粗放型管理,严重阻碍了出版企业的发展。从信息化需求意义上讲,规模达到一定程度,管理要求实现精准型管理,就会在客观上对管理信息化提出强烈的需求。改制和整合后的出版企业集团客观上为管理信息化建设提供了新的舞台。

  管理信息化建设成当务之急
  出版企业集团的成立不但使企业规模扩大,更重要的是出版资源得到充分整合,提高了效率和资源利用率。规模的扩大和业务的扩展,在客观上已对信息化建设的需求十分迫切。当前,规模扩大、企业运作的现状与管理滞后的矛盾已经突显,管理信息化建设做不好就无法实现做强、做大的战略目标。人员数量的大量增加促使管理方式变革,过去的层层布置、发文传达等管理方式已经不能满足要求,取而代之的是电子公告、即时通信、手机短信等方式和网络化管理。销售量或单笔业务的剧增,会导致编务、印制、原材料、发行、库存及财务管理发生大量的业务信息流。要想及时掌握业务数据正常工作,没有信息化的支持无法想象。
  管理信息系统的整合已成为改制和整合后出版企业的迫切要求。多数出版社在改制前都经历过初级管理信息化的过程:部门之间各自为政,数据共享靠磁盘拷贝或电子邮件,各业务部门对出书品种、数量各有各的统计说法等。规模和资源整合后的出版企业,在客观上要求管理信息系统需要集成和整合。将整合的数据存放在统一的服务器数据库中,通过网络在一个集成的环境下工作,从而达到资源共享,提升企业的竞争力。
  出版企业管理信息化通常是指生产管理信息化、日常办公管理信息化以及网站建设等。管理信息化建设的水平直接反映管理水平,这一点已经是不争的事实。出版企业的管理已经不是传统出版社的管理了,除了主业仍然是出版纸质图书外,数字出版、网络出版已经开始迅猛发展,要求出版企业的管理水平必须提高。管理信息系统是一种管理制度的标准化,是工作流程的优化体现,客观上反映了出版企业的管理现状。如果一个出版企业的管理信息系统运行得有效,说明这个出版企业的管理是规范的。集成的信息系统更是一个真实的系统。如果出版企业的管理信息系统是一个集成的系统,说明这个出版企业的管理是健康的。

  管理信息化建设有“标”可依
  出版企业管理信息化建设的标准应该包括哪些内容?
  出版企业集团设CIO,负责企业的信息化建设。设立集团层面的信息中心,具有与企业需求相符的IT管理、开发和运维人员,年度IT预算不低于企业年销售收入的1%。
  企业要具有良好的基础设施建设,在办公场所建立稳定可靠的局域网,在不同地点的业务集中办公场所建立广域网。在企业集团建立统一的数据中心,数据高度集中管理,配置稳定可靠的服务器系统、网络系统和商用中高端电脑系统组成计算机硬件系统。
  软件系统应该包括:有合法使用权的各类操作系统、数据库系统及专业应用软件系统;有合理、实用、技术上先进的管理信息系统,这一系统将计算机技术、网络技术、通信技术等同企业流程管理结合起来,将集团内部、外部的重要资源充分地整合利用,包括供应链管理(对原材料供应商、作者等上游资源,以及批发商、终端书店、读者等下游资源统一管理,完成网上采购、建立作者投稿数据库、开展B2B或B2C业务等)和客户关系管理系统(可根据有效的读者信息指导产品开发和销售);具有专业水平的企业级网站,借IT的能力扩大出版资源的外延;具有企业级数据分析和辅助决策系统,能够以更加丰富翔实的信息辅助高层决策。

        以客户为中心整合出版资源
  出版发行体制改革要求出版发行单位采用高新技术改造传统出版发行业,推动出版发行业采用先进经营方式和多种业态,提高经营管理水平;大力发展连锁经营、物流配送、电子商务、信息管理等现代流通技术和手段。
  在出版社改制形成出版集团的过程中,应该同时采用高新技术(包括IT技术)改造传统出版方式,充分与业务融合,整合出版资源,优化生产流程,创新产品,以客户(读者等)为中心,管理信息系统设计一步到位,分步实施,提高企业竞争力。
  很遗憾,目前看到的出版传媒集团大多只对原出版社资源进行简单组合,形成集团化管理,各出版社仍然按原组织机构运行。这其实就是出版社由事业单位改成了企业,事业编制的人员转成了企业员工身份,离“采用高新技术改造传统出版发行业”的要求还有相当的距离。
  对于这种情况,应该在整合出版企业资源的同时,对各自的信息系统进行改造,建立统一的集团层面的信息系统,对各自原来的系统进行分析比较,选择应用效果好、有扩展能力的系统作为各出版社样板系统,对各出版社进行统一布署。这样做比设计多个系统接口完成整合要简单,并且投资少。重新建立统一的呼叫中心和企业网站,待企业集团真正要“做大做强”时,再遵从以客户为中心的原则设计管理信息系统。
  真正落实“采用高新技术改造传统出版发行业”的要求,就是在制定改制方案的同时,牢固树立以客户为中心的理念。无论在机构设置、产品创新、生产流程方面都应该以客户为中心。制定改制方案的同时要进行信息系统架构的设计。对传统的以财务为中心的信息系统必须让位于以客户为中心的信息系统。
  例如,出版企业集团首先应该建立集团层面的人力资源管理、财务管理、物流中心、设计中心、信息(数据)中心、呼叫中心和网站;建立统一的、优化的纸质出版物生产流程和数字出版生产流程。
  需要建设的管理信息系统除了为集团内部提供信息支持和生产流程控制外,对客户信息的掌握要放在首位。不要再设计成为手工业务的电子化了。要以信息资源的收集、加工、利用为核心。哪些信息对生产客户需要的产品有作用,对扩大销售有作用,就充分收集、加工、利用。要充分利用呼叫中心、网站,广泛收集客户需求信息,并将其发展成为现代化的销售平台。
  企业提高经营管理水平的目的是为了更好地为客户服务。建设一个能够更好地为客户服务的管理信息系统,就能够提高企业的竞争力。

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