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ERP在出版社信息化建设中的应用
发布时间:2010-01-22 【选择字体:
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     面对经济全球化的挑战,信息资源一体化的趋势日益加强,信息化必须能够使企业有效地收集、传播和共享信息。这一方面体现在实施步骤上对整体规划、基础管理、分层应用等各环节的集成;另一方面体现在企业内部资源的优化集成,包括硬件与软件的集成、软件之间的集成、软件与业务流程的集成、信息体系与管理体系的集成等。
     众所周知,出版社是一个信息量大、智力劳动强度高、工作流程复杂的机构,尽快建立计算机管理信息系统已成为当务之急。通过数据共享实现数据的完整性、一致性,可以减少因信息流通不畅而造成的盲目性工作及重复工作,实现科学管理,提高出版的效率和质量,从而提高出版社的整体管理水平和市场竞争力。出版社在图书市场竞争日趋激烈的情况下,必须加强管理,提高管理效率,在管理方法、模式、手段和工具等方面进行切实可行的改革。ERP系统正是这种市场竞争的需要,实施ERP成为出版社自身改革和发展的内在要求。
     ERP(EnterpriseResourcePlanning,企业资源管理计划),是20世纪90年代在美国开始流行起来的一种企业管理信息化的方法和工具。它整合企业管理理念、业务流程、基础数据、人力物力、计算机硬件和软件于一体,将企业人力资源、财务和业务等各个职能部门之间的流程集成起来,提高企业内部部门间的协调效率,解决企业资源的最优配置问题,进而产生最大的企业效益。简而言之,ERP就是一种有效地组织、计划和实施企业人、财、物的管理系统,并依靠计算机和网络等技术手段保证其信息的集成性、权威性、实时性和统一性。
     国内出版社的信息化建设近几年有了很大进展,多家出版集团、出版社成功实施了自己的ERP系统。出版社是从事图书出版发行的企业,业务涉及编务、出版、发行、财务四个重要环节。在市场经济中,出版社强调财务核算的重要性,要求以财务为核心对其他环节进行临督。因此,出版社的ERP系统应该以财务管理为核心、营销活动为主导,实现出版社管理工作的数据、流程规范化,财务、业务整体化和一体化,彻底实现全流程意义上的单品种核算,推进出版社整体的信息化。所谓图书的单品种核算,就是财务部门从图书的选题策划开始,对图书的每一个管理环节都能够进行有效的管理,及时了解图书的入库、库存、成本、在途、销售、回款等数据,更准确地反映出每种图书在一定时期内的动态情况,实现单品种图书的有效管理。
     出版社全面信息化建设必须以电子商务为目标,循序渐进地开展。对于出版社而言,电子商务带来的商机和商业模式,必须要有一个前提,就是企业内部是否有一个可以与之相匹配的管理体系和内部运营模式,这就是内部资源的合理化和业务流程的优化,即从出版社内部出发,实现集成化、价值化、智能化和网络化的管理,用信息技术实现企业管理的集成,用电子商务跨越企业的边界,实现真正意义上的畅通于读者、出版社内部和图书供应商之间的供应链。将ERP应用于出版社信息化建设正是适应了这种需求。ERP是一种信息技术,将企业的业务流程看作是一个紧密联接的供应链,并将企业内部划分成几个相互协同作业的支持子系统,对企业内部供应链上的所有环节进行有效的管理,从管理范围和深度上为企业提供了更丰富的功能和工具。
     ERP要实施于出版社信息化建设,首先要转变管理观念,这也是成功实施ERP系统最关键的因素。ERP系统的实施不仅仅是一个IT项目,更是一个管理项目,必须同时推进企业业务流程的重组。ERP系统实现了信息的最小冗余和最大共享,需要几步或几个部门完成的工作,ERP利用统一的数据库和集成的信息系统可能一次就可以完成。因此要确保出版社有一个科学、规范的业务流程和管理机制,并在此基础上对组织机构进行相应的调整,实现扁平化管理,提高管理效率和快速反应能力;以业务流为导向优化业务方式,提高运营效率,降低成本,获得最大的利润。
     ERP系统的实施是“一把手”工程,领导层的支持与参与起到非常关键的作用,企业经营者和管理者已经成为信息化主体。ERP系统的实施还需要软件开发商和管理咨询专家的共同参与。软件开发商注重的是技术解决方案,而管理咨询专家注重的是管理解决方案,后者帮助企业进行调研和需求分析,对企业发展和管理中的薄弱环节及存在的核心问题进行诊断。另外实施队伍的组织也必须到位。做到以上这些ERP实施中的关键节点,以财务为核心,结合出版社的特性,进行ERP系统的设计和实施,才能确保ERP系统的成功应用,切实推动出版企业的信息化建设,达到优化出版企业管理体制机制、提升企业整体协同运作能力的目标。
     出版社实现ERP后,可以获得管理和业务方面的改进:首先是扁平化的管理结构。利用信息技术,可使组织结构趋向扁平,避免臃肿,管理流程清晰简单,事务处理效率高,真正做到向管理要效益。其次是严格的内部控制制度。通过信息系统实现管理透明化,杜绝人为的变通,可以及时发现和解决管理过程中出现的问题,避免造成损失。最后是实现实时的业务处理。管理者能够每天及时地看到当日的图书销售量、回款情况、图书库存情况、成书情况、未成书的进度流程和新书策划等业务状况。通过分析系统还能获得统计信息,如畅销书情况、滞销书情况、资金运转情况等。由于信息及时,管理者可以在第一时间对市场作出反应,真正做到以市场为导向。

                                                        文章出处:中国社会科学院院报

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