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规范、准确、便捷、实用——平章出版ERP管理系统上线感言
发布时间:2010-04-01 【选择字体:
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    2009年3月,在安徽出版集团各位领导的指导与支持下,安徽教育出版社ERP系统项目实施工作正式启动。
    我社图书营销中心原用管理软件就发行、储运的基本工作任务而言,属于可基本满足的业务应用,但是却存在着数据随意修改、单据管理混乱、工作流程缺乏控制等诸多问题。由于原发行系统不能支持远程访问,使得每天从营销中心开出的大量纸质销售单据需要通过人工的方式传递到储运部门,储运部门的退货单据也要通过人工的方式返回到营销中心,不仅造成对客户的服务不及时,而且经常出现单据丢失、交接失误等问题,造成了大量基础数据的偏差。同时由于发行系统缺少与其他业务部门的衔接,使得发行的图书信息与编辑部门的图书信息差异很大,也不能及时掌握出版部门在产的图书信息。当然最主要的缺陷就是财务的产成品明细账与发行的库存明细账永远也对不上,长期被“账账不符”给日常工作带来了诸多不便。
    在实施工作启动后,平章公司的技术人员首先进行了业务调研,了解营销中心现有工作流程及原有系统存在的问题,并与社领导和业务人员讨论流程再造的规划方案。发行数据是出版社多年积累下来的宝贵数据,为保证迁移数据的准确性、延续性及以后使用的便捷性,平章公司的技术人员与营销中心负责人进行了多次沟通,对原发行管理软件数据库迁移出的图书信息、图书品种、客户信息等数据进行了对比和优化,实现了原各部门历史数据衔接和统一,并完成了新旧系统的不间断替换上线。
    提到发行管理系统,就不得不说一下《平章出版ERP综合管理系统》的组成。从功能上看,它主要包含了社务、编务、生产、发行、物流、财务六大部分,涵盖了从选题上报、编辑加工、生产成品、发行物流等图书出版业务的各个环节,财务系统则对各环节中产生的费用进行归集结算。从数据上看,基础数据自选题在线申报、进入编辑加工、生产加工、生成入库数据流给仓库,发行人员则根据这些基础数据进行各种业务操作,生成各类业务单据,系统会根据财务核算的要求生成相应记账凭证。这些数据自上而下,环环相扣,营销中心在发行流程中得到了各个部门的数据支持,也同时为各个部门提供了实时的发行数据即保证了发行人员所获得的信息的及时性和准确性,也保证了出版社业务数据的完整性。
    由于整套ERP系统全部基于WEB平台,使得发行管理系统获得了互联网平台的支持,即使不在办公室或出差在外,只要有互联网的地方都可以在线实时处理日常业务,这种B/S结构的远程技术使得各项工作更加快捷、准确,也使得实时办公、异地办公变为现实。
    同时,这套ERP系统提供了丰富的权限组合策略,这样就可以在营销中心各部门间划分明确的职能范围,在工作人员间区分出工作职责及业务权限,组成适合各种业务及工作情况的权限策略。应用起来,不仅职责明确,而且工作流程清晰,上下级层层管控,便于在工作中及时发现问题、解决问题,有效避免了各种工作中的失误,提高了工作效率,规范了业务行为。
    在整个ERP系统当中,发行管理系统居于整个业务链的末端,获得了上游各业务系统的数据支持,保证了各项业务数据的准确。在使用过程中,设定了合理的工作权限策略,规范了发行人员的业务行为,加强了业务流程中的控制力度。基于互联网平台的操作方式,使得工作更加的便捷、有效。
    自发行系统上线至今已经历时一年,在这一年中,营销中心的工作人员们在使用平章出版ERP中的发行系统,经历了一个从认识到了解、到磨合,再到熟练操作的过程。在整个过程中,大家已经充分的体验到了全平台的ERP系统给发行业务所带来的各种便捷。在这里感谢平章公司各位工作人员对安徽教育出版社所付出的辛勤劳动,希望平章公司在今后的工作中能为大家带来更加全面、便捷、高效的数字化办公平台。


    安徽教育出版社                       
    王辅仁                          

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