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浅谈出版业务ERP系统实施过程中的数据准备
作者:林华 发布时间:2010-01-05 【选择字体:
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山东出版集团信息中心  林华

    随着数字出版技术的发展和复合出版形式的出现,国内出版人也开始了与时俱进,诸多出版集团、出版社开始舍弃局部化信息系统,着手引进全套出版业务ERP系统。山东出版集团,目前已经初步完成了《基于WEB出版综合业务平台》一期和二期建设,在成功部署《平章出版ERP综合管理系统4.0 》之余,深感数据准备和数据迁移的重要性,特撰文加以总结,希望对同行业单位实施出版ERP系统有所帮助。

一、 数据准备的重要性
    有成功实施ERP经验的人都知道:“三分技术、七分实施、十二分数据”这句话。由此,我们不难看出,数据准备在ERP项目实施中的重要性。同时,也表明,作为管理改造工程的ERP项目,花在系统实现和技术准备上的时间并不多,60%以上的时间是花在了贯穿全程的三大任务上,即全程的宣传培训、全程的数据准备和全程的管理变革。这三个全程缺一不可,其中尤以数据准备工作量最大。

二、 如何进行出版单位上线前的数据准备?
    首先,要搞清楚出版单位都积累有哪些数据,哪些数据要准备。对于出版ERP实施所要准备的数据一般可分为两大类:即静态数据和动态数据,也可称为基础数据和运行数据。
    基础数据是指开展业务活动所需要的基础数据,如图书基本信息、部门信息、员工信息、客户信息、供应商信息等。其特点是它在整个数据的生命周期中基本保持不变,同时它是运行数据的基础,社内所有业务人员通过调用基础数据来保持同一数据在整个系统中的唯一性。
    运行数据是指每笔业务发生时产生的事务处理信息。例如图书发货单、销售退货单、发票单、收款单等。
    在出版社前期经营当中,如果各个部门都使用有局部信息化管理系统,则基础数据和运行数据就会是每个部门、每个系统都有积累,而且是相互孤立。所以,在出版单位实施上线完整ERP系统的数据准备阶段,就需要分析清楚基础数据以哪个部门、哪个系统为准。在出版社发行部门是业务量最大、数据积累最多的部门,因此一般会确定以原用发行系统的基础数据为新ERP系统的基础数据,但因ERP系统对基础数据的完整性要求比局部信息系统要高,因此数据准备阶段需要安排专人对原有数据进行字段充实、核实。
    局部信息化系统最大的弊端就是数据存储不唯一,数据孤立现象严重,而完整的ERP系统,则要求编务、生产、发行、仓储、财务各部门的基础数据必须统一,从根本上消除数据孤立和未来应用中的重复劳动现象,所以在完成基础数据充实核实后,在转移财务运行数据之前,还需要消除数据割裂,完成发行与财务基础数据的匹配。这一步非常关键,也非常繁琐,如能向《中华出版人》系统一样设计有数据匹配模块,不仅能大量简少工作量,而且还可提高数据匹配的准确性。
    其次,要切实重视历史旧数据迁移前的加工质量和正确认识ERP系统的集成性。
    很多ERP项目在完成前期调研和系统配置、测试时都比较顺利,但在渡河搬家时却被淹个半死。究其原因,一是旧系统的数据一般质量较低,也较分散(这是可以肯定的,否则也不会有引进上线ERP的需求)。这样,局部信息系统在向ERP系统切换时需要的基础数据和运行数据,相当大的部分需要通过加工整理旧系统获得。而加工的质量如何,直接关系到ERP切换上线的成败和上线后的运行质量。从集团几家出版单位上线后的情况来看,前期社领导比较重视,内部参与数据加工整理人员认真的,上线后新系统运行就比较顺畅,受旧数据影响就小。反之,影响就比较明显,特别是ERP系统集成度较高,等上线后所有的数据汇总到财务后,就会发现许多已经分散在各局部系统的数据不对,经常要停下来重新修正错误数据,对新系统运行带来很大的负面影响。二是要对ERP系统和局部信息系统的差异有足够的认识。不能觉得两者区别不大,不能觉得拖拉机和奥迪轿车都一样,都可以拉人。要认识到ERP系统其实是一个全平台设计的、完整集成的系统。对于日常运作和企业管理,集成就意为着先进和高效、不落伍。而在系统旧数据迁移、上线切换时,集成还意味着更复杂的数据迁移计划和更大的实施工作量。因此,正确对待旧数据加工,确保数据质量,就成了不被淹死的重要救生工具。

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