信息化工作是一项复杂的系统工程，它的成功与否，除了技术上的因素以外，组织、管理措施是否得力,也是影响系统成功的重要因素之一。如果没有得力的组织、管理措施，再好的技术也难以发挥作用。因此，人们常把一个单位的信息化工作形容为“一把手工程”，这话不无道理。为保证项目能够顺利进行，我们成立了由山东出版总社一把手挂帅的信息化领导小组，同时要求所属各单位也成立相应的组织，负责组织、协调本单位的信息化工作。信息化领导小组的正确领导和决策以及各级领导和员工的大力支持，为出版总社的信息化工作提供了强有力的组织保证。  
  
　　2．队伍建设  
　　信息化建设是一项技术性很强的工作，开发、实施、管理和今后的维护都需要专门的人才，因此，建立一支既懂信息技术又了解出版行业实际的高素质的信息化人才队伍应当是一个始终需要引起关注的问题。在出版总社多年的信息化建设过程中，无论是总社机关还是所属单位，这支队伍逐渐在锻炼成熟，有些单位还形成了一定的规模，如山东省新华书店的新华科技公司和省印刷物资公司的泰山电脑公司等，不但可以组织、实施本单位的信息化工作，维护本单位的信息系统，同时，还可以承担系统外的部分项目。在当前社会对信息技术人才需求旺盛的大环境下，应当采取各种措施（如尽可能提供进一步的培训机会和参与开发项目的机会），保持这支队伍的稳定性和延续性，使其成为出版总社进行信息化建设的一笔宝贵财富。  
  
　　3．规章制度  
　　任何工作都要有相应的规章制度来规范，信息化工作同样如此。为保证总社信息网开通后能够正常、有序、高效运行，避免人为的失误给系统带来不必要的损失，我们制订了相应的规章制度。主要有：《山东省出版总社信息网使用及管理暂行办法》、《计算机系统安全管理规定》、《计算机房管理办法》、《山东省出版总社信息网信息发布制度》等，为规范总社信息网的使用发挥了良好的作用。随着应用的不断深入，各种岗位责任制（如：《系统管理员岗位职责》、《应用管理员岗位职责》、《网站编辑岗位职责》）也正在逐步建立起来。  
  
　　4．适时培训  
　　对各个层面的人员进行信息技术和软硬件操作的培训是信息化工作的一项重要内容。针对出版总社的实际，我们分三个阶段进行了相应的培训工作，第一，在项目论证和立项以前，请山东省信息化专家为系统内各级领导干部进行信息及网络知识讲座，目的是使他们了解信息技术的基本知识和最新发展状况，搞清信息技术到底能为出版工作做什么，便于他们决策；第二，在系统投入试运行之前，对各类操作人员进行计算机基本知识（Windows、Word、Excel、Internet等）和总社信息网使用的培训，目的是消除部分人员（尤其是年龄偏大者）对计算机的“神秘”感，使他们能够熟练掌握与自己业务相关的操作；第三，对各级系统管理员、信息员进行专项技术培训（信息发布、信息交换、网络基础知识、网页制作等），使他们掌握信息发布和信息交换的操作并能对本单位的信息系统进行简单的维护。  
  
　　5．充分估计实施的难度  
　　信息化工作的难度很大，尤其是在一些较为“传统”的行业。难在哪里？我们认为，并不是难在技术本身，而是难在实施过程中的一些非技术性因素。“技术完美”的方案在实践中难以推广的现象并不鲜见，这恐怕就是人们常提到的观念与意识问题。如果对员工的接受能力没有正确的估计，不做好组织、协调、实施的充分准备，信息化工作的难度会大大增加，而如果因此造成失败，会给今后的工作带来更大的困难。  
  
　　6．加强协调，及时沟通  
　　人们常常以“三分技术，七分协调”来形容信息化工作中协调的重要性，这一点我们有深刻的体会。山东出版集团的信息化工作涉及到编、印、发、供等方方面面，各个局部都有自己的利益，惟有及时沟通，加强协调，“晓之以理，动之以情”，才能使信息化工作顺利进行。  
  
　　7．正确分析面临的问题，选准突破口  
　　任何单位的信息化工作都要根据自己的实际情况，选择适合本单位的解决方案。要对本身所面临的问题和同行业的大环境有较为清晰的认识，做到“知己知彼”，才能作出最适合自己的解决方案，避免“人云亦云”，盲目跟风。在提出我们的解决方案之前，我们对整个系统的信息化工作现状进行了大量的调研，并到全国出版界信息化工作搞得比较好的兄弟省市进行了考察。在此基础上，我们认为，把各个孤立的“信息孤岛”进行连通，实现信息共享和网上的信息交换是关键，而不是开发具体的业务系统。因为尽管我们的有些业务系统在技术上可能不是最先进的，但由于已经运行了一段时间，大家已比较熟悉，基本上能满足当前的业务需求。同时，已经有多家单位开发出符合当前技术潮流的业务系统，我们再开发，必然会重复别人的“老路子”，不如直接购买。  
  
　　8．慎重选择开发商  
　　选择一个良好的合作伙伴是信息化工作成功的重要因素之一，合作伙伴的信誉、技术、售后服务等各个方面要综合考虑。我们认为，对于一些成熟的产品，由于不需要太多的售后服务，合作伙伴的地域性可以不作为一个重要指标。但对于我们山东出版集团本次这种项目性的工作，由于需要较多的交互，合作伙伴的地域性应当作为一个重要指标来考虑。  
  
　　9．发挥专家作用 
　　信息化实施过程中，充分发挥专家的作用，可以做到少走甚至不走“弯路”。在我们项目的初期调研、方案论证以至最后的系统验收，始终有山东省信息化专家的参与和指导，收到了良好的效果。  
  
　　10．先进性与实用性  
　　信息技术的发展日新月异，新的技术和产品层出不穷，用户往往有眼花缭乱、应接不暇之感。而一个单位的信息化工作由于投资、实施等种种原因，很难或不可能随时跟踪信息技术的最新成果。因此，在进行信息化工作时，应当处理好“先进性”与“实用性”的关系。我们认为，“最实用的，对用户来讲就是最好的”，不应盲目去追求“高、精、尖”。有如下几个原因，第一，从消费的角度来讲，新的产品和技术总有一个成熟期，这时候的用户要冒一定的风险；第二，是否是出于竞争需要的厂家的“炒作”，用户很难判断；第三，如果新产品、新技术带来用户使用环境、操作方式和工作流程的较大改变，实施的难度要大大增加。当然，这也不是否认新技术、新产品的作用，归根结底一句话就是“实事求是”。  
  
　　11．做好技术消化和转移工作  
　　信息化是一项长期的工作，要保持一定的连续性。在整个出版总社信息网的开发过程中，我们均严格按照软件工程的要求来规范进行。从最初的用户需求分析到最终的系统测试、调试，均提供了完整、详尽的技术资料和文档，为今后系统的扩展和保护资源打下了良好的基础。